Ratkaisutoimisto Vinha

GRI

Millainen on hyvä vastuullisuusraportti?

Tätä pääsin selvittämään ihan luvan kanssa, kun toimin Procomin Vuosikertomusarvio 2020 tuomarina – vastuualueena juurikin vastuullisuusraportointi. (huom: Palkintojenjako on katsottavissa tallenteena yo. linkin kautta, kannattaa ehdottomasti katsoa tuomareiden arviot raporteista!)

Miten vastuuraportteja voi arvioida?

Vastuullisuus ja siitä raportointi on peruskauraa hiemankin aikaansa seuraavien yritysten toiminnassa (eli annoin arviossa suoraan nelosen niille, jotka eivät vastuullisuudesta raportoineet). Vastuullisuusraportoinnissa tärkeimpiä periaatteita ovat, GRI-standardista suoraan kumpuavat:

  • olennaisuus,
  • selkeys ja
  • tasapainoisuus.

Arvioinkin Vuosikertomusarviossa mukana olleita raportteja erityisesti näiden kolmen periaatteen valossa. Kantaa ei siis otettu vastuullisuustyön onnistumiseen tai ylipäätään yhtiöiden toiminnan vastuullisuuteen, vaan nimenomaan siihen, miten vastuullisuuden viestinnässä oli onnistuttu.

Luonnollisesti myös tietojen luotettavuus on ensiarvoista, ilman luotettavia tietoja raportointi on oikeastaan turhaa. Ulkopuolisen on kuitenkin vaikea arvioida tietojen luotettavuutta, ja perusolettama vastuullisuusraportoinnissa on, että luvut raportoidaan vastuullisesti.

1. Olennaisuus, olennaisuus, olennaisuus

Olennaisuuden periaate määrittelee koko raportin sisällön. Mitkä ovat vastuullisuuden kannalta merkittävimpiä vaikutuksia, joita toiminnasta aiheutuu, ja mitä sidosryhmät odottavat yhtiöltä? Näihin aiheisiin raportin pitäisi keskittyä.

Vastuullisuusraportoinnin logiikka on tiivistetysti tämä: tunnista mikä on olennaista ja raportoi siitä.
Ei sen kummempaa. Taiteellisesti esitettynä logiikka menee näin:

Se, mikä hämmästyttää usein vastuullisuusraportteja lukiessa on tuon ainoan logiikan katoaminen heti ensisivujen jälkeen. Olennaiset asiat on kyllä suurella vaivalla tunnistettu, ja jopa mainittu raportin alussa. Mutta tämän jälkeen sivut täyttyvät jollain aivan muilla tiedoilla.

Tällöin raportin logiikka näyttää suurin piirtein tältä:

Eikös ole veikeää lukijalle koittaa pysyä kärryillä? Huolehdi siis, että ainakin tämä logiikka on raportissa kunnossa. Se auttaa myös raportin tekijöitä keskittymään oikeisiin asioihin, kun turhuudet voi suosiolla jättää epä-olennaisina pois.

(Tarkemmin olennaisuuden määrittelystä täällä)

 

2. Selkeys, selkeys, selkeys

Yllä kuvatusta logiikasta päästäänkin suoraan selkeyden äärelle. Vastuuraportoinnissa selkeys usein jää altavastaajaksi, kun fokus on enemmänkin teknisessä suorittamisessa, GRI:n tai muiden vaatimusten täyttämiseksi. Selkeys on kuitenkin ratkaiseva tekijä siinä, löytääkö lukija tärkeimmät asiat raportista ja ymmärtääkö hän lukemansa.

Selkeys tarkoittaa kaikkea sitä, millä raportista tehdään helposti tulkittava. Aloita rakenteesta: tukeeko se olennaisten asioiden oivaltamista ja löytämistä? Tästä erinomainen esimerkki Valmetin vuosikatsaus 2019, jossa jo sisällysluettelosta hahmottaa suoraan olennaiset vastuullisuuden teemat. Näin se toimii!

Entä tekstin tyyli ja käytetty kieli: viitsitkö itse lukea tekstin loppuun asti?
Raivaa turhat rönsyt ja horinat, jotta tärkeimmät viestit pääsevät paremmin esiin. Muotoile kuvaajat ja taulukot niin, että niiden tulkinta on vaivatonta. Helpota lukijan työtä ja nosta tärkeimmät asiat ja tavoitteet selkeästi esille vaikka useamman kerran, jotta ne eivät katoa raportin uumeniin.

 

3. Kiiltävää pintaa, uskoo ken lystää

Kolmas hyvän vastuuraportin elementti on tasapainoisuus. Se ratkaisee, onko vastuuraportointi ylipäätään uskottava. Vastuullisuuden julistaminen (vastuullisuus on meille tärkeää!) vaatii rinnalleen konkreettista kerrontaa tehdystä työstä ja sen tuloksista. Vain ne osoittavat työn tulleen aidosti tehdyksi.

Onnistumisista ja iloisista asioista on tietysti kiva raportoida. Kaikki kuitenkin tietävät, ettei hommat aina mene putkeen. Raportti on oiva paikka kertoa asioista, jotka kuumottavat, ovat kesken tai aiheuttavat epävarmuutta. Me emme tarkalleen ottaen tiedä, miten tämä menee – mutta otamme siitä selvää! Vastuullisuusraportti on myös tuhannen taalaan paikka kertoa kenties mediassakin olleista asioista, miksi epäonnistuttiin ja millaisiin toimiin on tartuttu, jotta hommat ei menisi enää munilleen.

Hankalien, epäonnistuneiden tai kipeidenkin asioiden esille tuominen raportissa tasapainottaa ja ennen kaikkea lisää raportin uskottavuutta ja kiinnostavuutta.

+ Katse eteenpäin!

Lopuksi, bonus-pisteen arvioinnissa sai valmiudesta jatkaa matkaa. Vastuullisuusraportin ei tulisi olla vain kirjanpidollinen katsaus menneeseen, vaan samalla tähyilyä tulevaan. Millaisia riskejä ja vaikutuksia esimerkiksi ilmastonmuutos aiheuttaa yrityksen toiminnalle, miten tähän on jo varauduttu? Millaisia tavoitteita olennaisimpiin asioihin liittyy, miten ne aiotaan saavuttaa? Miten tästä aiotaan selviytyä ja miksi tähän yritykseen uskaltaisi kukaan sijoittaa rahansa, tai tulla töihin. Kerro siitä!

Näillä periaatteilla ne hyvät vastuuraportit syntyy, ei kun suunnittelemaan!

 

Kaisa Kurittu
Kiinnostavan vastuullisuusviestinnän agentti, Ratkaisutoimisto Vinha
Twitter: @KaisaKurittu

PS: Lisää vinkkejä hyvään raportointiin löytyy Kaisan kirjasta Yritysvastuuraportointi, kiinnostavan viestinnän käsikirja.

Kevään GRI-uutuudet: Työturvallisuus ja vesi

GRI:n kiveen hakatut standardit on jo uusittu

Oletko jo kuullut, että GRI on julkaissut (syksyllä 2018) kaksi uutta standardi-settiä raportoijien riesak  ..öh iloksi. Muistelen, että GRI:n piti standardin julkaisun myötä hieman rauhoittaa uusimistahtiaan. Nyt standardin sisältöä jatkojalostetaan onneksi vain pieni palikka kerrallaan.

Uudet palikat ovat nimeltään:

303 – Vesi ja jätevedet
403 – Työterveys ja –turvallisuus

Mitä tämä sitten tarkoittaa käytännössä – mikä muuttuu?

Perustasolla (core) raportoidessa toimii edelleen logiikka: raportoi vähintään yksi tunnusluku per olennainen teema. Eli jos vedenkäyttö tai työturvallisuus on olennainen asia, pitää raportoida ainakin yksi tunnusluku, jolla asiaa mitataan. Esimerkiksi työtapaturmien tai kulutetun veden määrä.

Merkittävin muutos näissä päivitetyissä versioissa ei olekaan lopputulemaa mittaavissa tunnusluvuissa, vaan asioiden johtamisessa. Sekä vedenkäyttöön että työturvallisuuteen on tuotu uusia pakollisia elementtejä liittyen nimenomaan näiden asioiden hallintaan, hillintään, seurantaan ja kehittämiseen.

Ja tämä on se suurin muutos myös raportoijille. Eli sinulle. Mikäli työterveys ja –turvallisuus  on tunnistettu olennaiseksi asiaksi, tulee siitä raportoida kaikki Työterveyden ja –turvallisuuden johtamistapaan liittyvät vaatimukset, joita on yhteensä 7 eri kohtaa. Vedenkäytön osalta vaatimuksena on raportoida kaksi johtamiseen liittyvää kohtaa.

Muutokset GRI-standardiin ovat koottu alle, vapaasti suomennettuna.

(WARNING: Nyt seuraa paljon detaljeja, sopii erityisesti GRI-friikeille!)

303 – Vesi ja jätevedet

Vihdoin sisään ja ulos virtaava vesi on ymmärretty kokonaisuutena ja yhdistetty saman otsikon alle. Aiemmin jätevedet käsiteltiin (jostain syystä) jätteiden yhteydessä.

Pohjoismaissa helposti unohtuu se tosi seikka, ettei makea vesi ole loputtomiin ehtymätön varanto, josta kaikille riittää ammennettavaksi mielin määrin. Vedenkäyttö sekä veden likaantuminen omissa toiminnoissa on asia, johon tulee suhtautua vakavasti – etenkin, jos se vaikuttaa merkittävästi muiden hyvinvointiin. Siksi näiden asioiden johtaminen (eli haittojen mahdollisimman tehokas ehkäiseminen ja toivottujen seikkojen mahdollisimman runsas lisääminen) on nostettu pakollisten raportoitavien asioiden joukkoon. Mikäli vedenkäyttö siis on tunnistettu olennaiseksi asiaksi – ja etenkin, mikäli operoi alueilla, joissa vedestä on pulaa.

Ohjeistuksessa kehotetaan myös tarkastelemaan vedenkäyttöä läpi koko arvoketjun.

*Käypiä lähteitä vesiniukkojen alueiden (water stress areas) arviointiin ovat esimerkiksi World Resources Institutin Aqueduct Water Risk Atlas sekä WWF:n Water Risk Filter

403 – Työterveys ja –turvallisuus

Kuten suurin osa yrityksistä (ja raportoijista) jo tietääkin, parhaita keinoja työterveyden ja -turvallisuuden parantamiseksi ovat ennalta ehkäisy ja turvallisen työskentelykulttuurin kehittäminen. Siksi nämä asiat on nyt tuotu entistä selkeämmin mukaan myös GRI-raportointiin.

Toinen merkittävä lisäys raportoinnissa on muiden kuin omien työntekijöiden työturvallisuus. Mikäli firma käyttää merkittävissä määrin urakoitsijoita, freelancereita, vuokratyövoimaa tai muuta ulkoista työvoimaa, tulisi myös näiden henkilöiden työturvallisuutta seurata ja siitä raportoida. Etenkin, jos nämä työntekijät toimivat ns. firman määräysvallassa tai sen tiluksilla, jossa kaikkien edellytetään noudattavan firman antamia turvallisuusmääräyksiä ja –ohjeita.

Raportoinnin ja johtamisen kannalta kinkkisintä lienee, jos (ja kun) riskit terveyteen ja turvallisuuteen kohdistuvat työntekijöihin, jotka toimivat kauempana hankintaketjussa, mutta jotka tekevät tai käyttävät firman tuotteita. Myös näiden ihmisten hyvinvointi tulee pyrkiä varmistamaan (ja raportoida kohdassa 403-7) .

Mites nyt suu pannaan?

Näiden kahden uuden standardin käyttöönotolla ei vielä ole mahdoton kiire, virallinen siirtymäaika päättyy vasta 2021. Mutta mikään ei estä muutosten valmistelua ja vaikka raportointiakin jo ensi keväänä. Suosittelenkin näihin tutustumista heti, kun tämän kevään raportointiriemu on saatu maaliin.

Yllä olevat taulukot GRI 303 ja 403 löytyvät (vapaasti suomennettuna) excelissä täältä.

Tai käy GRI:n sivulta hakemassa alkuperäiset:

GRI 303 – Water and effluents

GRI 404 – Occupational health and safety 

Työn iloa! 🙂

t. Kaisa

PS. Ei tässä vielä kaikki!
GRI:llä on myös parhaillaan käynnissä työ uuden veroraportointi-standardin laatimisessa (Tax and payments to Government). Julkaisuajankohta on vielä arvoitus. Sen jälkeen tarkastelun alle pääsee ihmisoikeuksiin liittyvä raportointi.

 

Kaisa Kurittu
Kiinnostavan vastuullisuusviestinnän agentti, Ratkaisutoimisto Vinha
Twitter: @KaisaKurittu

Vastuuraportti – hittilista, joka soi läpi vuoden

Yritysvastuuraportoinnissa on selkeitä näkemyseroja siitä, mikä raportin tehtävä oikeastaan on. Halutaanko sitä käyttää ensisijaisesti viestinnän työkaluna vai täsmällisenä, kirjanpidollisena koosteena edellisvuodesta. Edelleen monella raportoijalla ainoa viestintäsuunnitelma on päivämäärän valinta, jolloin raportti julkaistaan – ja hanskat tippuvat kädestä kun raportti on saatu eetteriin. Tällaisessa kertatöräyksessä raportti nähdään passiivisena tietopakettina, jolla ei ole varsinaisesti mitään viestinnällistä arvoa – ja jonka annetaan vapaasti vajota kohti arkiston uumenia heti julkaisun jälkeen.

Voikin kysyä, miksi raportointiin käytetään niin tolkuton määrä aikaa ja vaivaa, tuskaillaan ja tehdään yötä myöten töitä, kenties jopa maksetaan melkoisia summia sen varmentamisesta ja taittamisesta – ja tämän kaiken jälkeen raporttia ei hyödynnetä mitenkään.

Vaikka vastuullisuusraportti ei välttämättä ole itsessään kovin viestinnällinen hittituote, raportti voi kuitenkin olla hittilista, josta riittää soitettavaa koko vuodeksi. Soitto ei kuitenkaan soi automaattisesti, vaan raportin toteutuksen lisäksi myös sen hyödyntäminen tulee suunnitella ja sille pitää varata resursseja.

Säästä ikivihreät syksyyn

Yritysvastuuraportointi on tärkeä osa yrityksen viestintää, mutta raportteja ei useinkaan mielletä tavaksi erottua, loistaa ja olla kiinnostava asiakkaiden, nykyisten ja tulevien työntekijöiden, sijoittajien tai vaikkapa kansalaisjärjestöjen silmissä. Tämän seurauksena raportin hyödyntämistä ei myöskään juurikaan suunnitella ja raportti on yksi kilahdus viestinnän vuosikellossa kevättalvella. Näin ei kuitenkaan tarvitse olla, sillä ympäri vuoden jatkuva vastuullisuusviestintä ja raportin sisältö kulkevat, tai ainakin niiden olisi hyvä kulkea, käsi kädessä. Se, mistä vuoden aikana viestitään, voi kummuta sekä edellisestä raportista – tai päätyä tulevaan raporttiin.

Raportin ympärivuotisessa, tai ainakin syksyn sateisiin asti yltävässä, hyödyntämisessä on syytä tunnistaa sisällön parasta ennen -päiväykset. Osa raportin sisällöstä on uutisluontoista, nopeasti väljähtyvää tietoa, kun taas toiset teemat ovat paremmin aikaa kestäviä.

Raportin julkaisun aikoihin viestinnän kärjiksi kannattaa luonnollisesti ottaa kaikkein tärkeimmät sekä nopeimmin vanhaksi menevät asiat. Ajanhammas puree ahnaimmin asioihin, joiden etenemistä raportoidaan kvartaaleittain tai joiden kehitys on niin nopeaa, että vuodenvaihteen tilanne on vapun aikaan jo aivan passé.  Kaikki raportissa olevat tiedot eivät suinkaan happane heti julkaisun jälkeen ja näitä ajattomampia levyjä kannattaakin soitella vasta loppuvuodesta. Oman raportin jutut saattavat toki kuulostaa todella elähtäneiltä ja loppuunkalutuilta lokakuussa, mutta sidosryhmille ne voivat olla edelleen tuoreita ja kiinnostavia avauksia.

Raportin sisältöä kannattaa ehdottomasti hyödyntää myös organisaation omissa toimissa ympäri vuoden, esimerkiksi myynnin ja rekrytoinnin tukena. Myyjille voi neuvoa kädestä pitäen, miten raportin sisältöä pystyy hyödyntämään asiakastapaamisissa, ja henkilöstöosasto voi käyttää raporttia tietolähteenä kertoessaan yhtiöstä ja sen työkulttuurista ulospäin.

Raportti kuin palapeli

Varsin toimiva keino raportin hyödyntämisessä monissa erilaisissa kanavissa ja yhteyksissä on raportin sisällön palastelu – tai muodikkaasti sanottuna modulaarisuus. Palastelu tarkoittaa raportin kokonaisuuden pilkkomista pienempiin, myös erillisinä ja raportista irrotettuina toimiviin palasiin. Näitä pikkupalasia voidaan helposti jakaa vaikkapa somessa, hyödyntää niin asiakas- kuin rekrytointiviestinnässä tai miksei sijoittajaviestinnänkin tukena. Sopivia palasia raportista voi uittaa vaikka toimitusjohtajan slaidisettiin, jolloin vastuullisuus nousee automaattisesti esille aina, kun toimari pitää esityksensä. Palastelun avulla voidaan eri sidosryhmille tarjota juuri heitä kiinnostavaa tietoa sopivan kokoisina palasina ja esimerkkeinä.

Jotta raporttia voidaan ylipäätään palastella, ja jotta palaset toimivat myös raportista irrotettuina, asia kannattaa huomioida jo raportin sisällöntuotannossa.  Esimerkiksi tiiviit, yhteen asiaan keskittyvät tekstit, kuten case-esimerkit, ihmisten sanomiset ja kehityshankkeiden kuvaukset toimivat mainiosti myös raportista irrotettuina, esimerkiksi artikkeleina nettisivuilla.

Nettisivuilla käytettäessä artikkeleihin kannattaa lisätä aihetunnisteet, jolloin ne nousevat aina esille niillä sivuilla, joihin kyseinen tunniste on liitetty. Näin vastuullisuusraportin sisältö nousee näkyviin myös muilla kuin erillisillä vastuullisuus-sivuilla ja sitä on helppo jakaa sosiaalisen median kanavissa.

Myös raporttia varten tehdyt infografiikat kannattaa suunnitella jo alun perin niin, että niitä voi hyödyntää muussa viestinnässä.

Kiitos automaatio, kiitos!

Raportin sisällön rummuttelussa voi myös valjastaa digitaalisen maailman avuksi ja automatisoida raportista poimittujen, aikaa kestävien teemojen some-julkaisut. Syöttämällä halutut sisällöt vaikkapa blogi-teksteinä hyväksi havaittuun julkaisutyökaluun ja ajastamalla julkaisut tasaisesti loppuvuodelle, pysyy vastuullisuudesta viestiminen aktiivisena läpi vuoden. Näin myöskään oma kyllästyminen edellisvuoden raporttiin ei jarruta sisältöjen toteutusta ja julkaisua.

Eikun hittilista soimaan!

 

Kaisa Kurittu
Kiinnostavan vastuullisuusviestinnän agentti, Ratkaisutoimisto Vinha
Twitter: @KaisaKurittu

Teksti pohjautuu Kaisan uuteen kirjaan Yritysvastuuraportointi, kiinnostavan viestinnän käsikirja. Sieltä lisää vinkkejä ja inspiraatiota raportointiin!

 

Nahkeiden vastuullisuusraporttien aika on ohi!

Vastuullisuusraportti, tuo hukattu mahdollisuus olla aidosti kiinnostava!

Olet kenties jo huomannutkin, että moni yritys, jolla olisi potentiaalia tehdä hyvä ja kiinnostava vastuullisuusraportti, julkaisee tylsän ja kankean koosteen, joka ei tarjoa mitään hyödyllistä tai mieleen jäävää lukijalle. Kysymys kuuluu: miksi? Myös näiden ei-niin-erityisen-hyvin-onnistuneiden, sekavia horinoita sisältävien raporttien tekeminen syö yllättävän paljon resursseja, vaikka raportin tuoma hyöty on lähellä nollaa. Onkin hyvä huomata, että lähes samalla vaivalla voi tehdä hyvän, kiinnostavan ja lukijalle hyödyllisen vastuullisuusraportin.

Dont’ get me wrong. Suomalaisten firmojen vastuullisuusraporttien sisältö on usein teknisesti tarkasteltuna aivan kunnossa. Raporteissa täytetään kieli keskellä suuta (vastuullisuusraportointia ohjaavan) GRI-standardin pykäliä, noudatetaan ohjeita ja vastataan vaatimuksiin, eipä ainakaan mene väärin! Kun epävarmuus sisällön suhteen kanavoidaan standardin vaateiden täyttämiseen, samalla helposti unohdetaan lukija, jolloin sisältö on vaikeaa, tylsää – pahimmillaan tyhjän jauhamista. Näennäisesti raportointi on siis oikein hyvää ja ohjekirjan mukaista, mutta herätäkseen eloon kuiva data kaipaa rinnalleen virkistävää kumppania.

Vastuullisuusraportoinnissa onkin aika nostaa parrasvaloon myös hyvä viestintä. Hyvällä viestinnällä varmistetaan, että raportti täyttää tärkeimmän tehtävänsä: se tulee luetuksi ja se välittää lukijalle hyödyllistä tietoa. Vastuulliset aikaansaannokset ja kohti menestystä osoittavat tunnusluvut jäävät pimentoon, jos kukaan ei viitsi lukea raporttia – tai löydä tietomeren keskeltä näitä urotekoja.

 

No nyt näkyy kirkkaasti!

Vastuullisuusraportoinnissa ja GRI-standardissa tärkein periaate on olennaisuus, joka käskee keskittymään vain tärkeimpiin asioihin. Seuraavaksi tärkeimmät periaatteet ovat tietojen luotettavuusja selkeys. Etenkin selkeys on periaate, jonka jokainen viestinnän tekijä voi painattaa seinätaulukseen. Selkeys on taikasauva, jonka avulla kuivana narisevasta poljennosta saadaan loihdittua raportti, joka ilahduttaa vastaanottajaa kirkkailla ydinviesteillä ja niitä tukevilla selkeillä kaavioilla, loogisella ja helposti hahmotettavalla rakenteella sekä jouhevasti etenevällä kerronnalla.

Selkeyden periaate kannustaa käyttämään kieltä, jota on helppo lukea ja ymmärtää. Selkeys rohkaisee raivaamaan turhat rönsyt, jotta tärkeimmät viestit pääsevät paremmin esiin. Selkeys muistuttaa muotoilemaan kuvaajat ja taulukot niin, että niiden tulkinta on vaivatonta. Raportin tekijän tärkein tehtävä onkin helpottaa lukijan työtä tarjoamalla valmiiksi pilpustettuja annospaloja tärkeimmistä asioista – hopeavadilla suoraan nenän eteen.

Selkeän raportin, tai osan siitä, luettuaan lukija voi suoralta kädeltä mainita tärkeimmät asiat, joihin yritys keskittyy ja mihin suuntaan ollaan menossa. Siksi tärkeimmät asiat ja tavoitteet kannattaa nostaa mielummin selkeästi esille vaikka useamman kerran, kuin haudata niitä raportin uumeniin, sinne jonnekin GRI-pykälien täyttämisen lomaan.

 

Millaisen raportin tarjoat lukijalle?

Standardin mukaisuus ei varsinaisesti kuulosta lupaukselta jännittävästä seikkailusta. GRI-standardin noudattaminen ei kuitenkaan estä tekemästä samalla kiinnostavaa raportointia.Tällaisen raportin tekeminen vaatii tekijältään kuitenkin rohkeutta. Rohkeutta soveltaa ja tehdä oman näköistä raportointia, sekä rohkeutta tarpeen mukaan oikaista sisäkurvista ja ymmärrystä ottaa sopivissa paikoissa reilusti pitemmän kaavan kautta. Näin raporttiin saadaan lihaa luiden ympärille oikeissa kohdissa ja jätettyä jonnin joutavuudet pienemmälle.

Standardin tarjoamat tunnusluvut harvoin itsessään ovat erityisen mukaansa tempaavia. Käytettyjen materiaalien määrät, jätteiden painot tai koulutusten kestot eivät saa lukijoita ottamaan mukavampaa lukuasentoa. Numerodataa kiinnostavampia ovat konkreettiset teot, joita asioiden parantamiseksi tai haittojen poistamiseksi on tehty. Millä toimenpiteillä tehokkuus on parantunut, jätteiden määrä on pienentynyt ja turvallisuus kehittynyt. Millaisilla keinoilla ihmisoikeuksien loukkauksia estetään. Kerro niistä!

Vastuullisuusraportin ei tulisi olla vain nahkea kirjanpidollinen katsaus menneeseen, vaan myös tähyilyä tulevaan. Millaisia riskejä ja vaikutuksia esimerkiksi ilmastonmuutos aiheuttaa yrityksen toiminnalle, miten tähän on jo varauduttu? Millaisia tavoitteita olennaisimpiin asioihin liittyy, miten ne aiotaan saavuttaa? Miten tästä aiotaan selviytyä ja miksi tähän yritykseen uskaltaisi kukaan sijoittaa rahansa, tai tulla töihin. Kerro siitä!

Aina ei hommat mene putkeen – ja siitäkös pahimmillaan sosiaalinen ja perinteinen media riemastuvat. Vastuullisuusraportti on tuhannen taalaan paikka kertoa oma versio tapahtuneista, miksi epäonnistuttiin ja millaisiin toimiin on tartuttu, jotta hommat ei menisi enää munilleen. Raportti on myös oiva paikka kertoa asioista, jotka kuumottavat, ovat kesken tai aiheuttavat epävarmuutta. Me emme tarkalleen ottaen tiedä, miten tämä menee – mutta otamme siitä selvää! Kerro hankalista asioista, muuten muut tekevät sen puolestasi.

Hyvän vastuullisuusraportin tekeminen vaatii paitsi hieman GRI:n tuntemusta, myös ennen kaikkea rohkeutta ja osaamista. Ja viestinnän ammattilaiset voivat osaamisellaan ja valinnoillaan vaikuttaa erityisesti siihen miten selkeäksi ja hyödylliseksi aarrearkuksi raportti lopulta muodostuu. Millaisen raportin Sinä ajattelit seuraavaksi tehdä?

 

Kaisa Kurittu
Kiinnostavan vastuullisuusviestinnän agentti, Ratkaisutoimisto Vinha
Twitter: @KaisaKurittu

PS. Inspiraatiota ja vinkkejä hyvään raportointiin löytyy lisää
Kaisan tuoreesta kirjasta Yritysvastuuraportointi, kiinnostavan viestinnän käsikirja.

 

Teksti julkaistu alunperin Viestijät.fi sivustolla 11.9.2018

Kertooko firmat oikeesti näistä asioista?

Vastuullisuusihmisten parissa vastuullisuusraportointi ja avoimuus hankalistakin asioista on, jos nyt ei aivan itsestään selvää, niin ainakin varsin yleistä. Harva suuremmin yllättyy, jos yritys kertoo raportissaan, että nyt ei hommat menneet ihan niin kuin oli tarkoitus. Tässä omassa vastuullisuuskuplassa helposti näkö hieman sumenee, ja etenkin kuplan läpi näkyy huonosti.

Naputtelen parhaillaan esikoisteostani siitä, miten tehdään kiinnostavaa vastuullisuusraportointia. Luetutan tekstiä henkilöillä, jotka eivät tiedä vastuullisuudesta tai siitä raportoimisesta mitään. Ensisijainen tarkoitus on toki testata toimiiko käsikirja niin kuin toivon, eli antaako se eväitä hyvän raportin tekemiseen (myös ensikertalaiselle). Toinen tarkoitus on testata ajatuksia, onko niissä mitään järkeä kuplan ulkopuoleisille.

Yllättävin kommentti minkä eilen sain, puuttuvien pilkkujen lisäksi, oli kommentoijan aito hämmästys GRI:n tunnusluvuista: kertooko yritykset oikeesti tämmöisiä asioita julkisesti?! Eikö näissä vedota salassapitoon, tai piilotella asiaa ihan jo järkisyistäkin! Kuka haluaa kertoa kaikelle kansalle munanneensa, saaneensa sakkoja, epäonnistuneensa tavoitteissaan?

Ja vielä suurempi hämmästys oli, kun vakuuttelin, että kyllä näin tehdään. Rikkomusten, tapaturmien, sanktioiden sekä saavuttamatta jääneiden tavoitteiden raportointi on ihan tavallista, ja niiden avoimesta kertomisesta on usein jopa enemmän positiivisia seurauksia kuin suurta häpeää.

Kysyin kommentaattorilta, onko hän koskaan lukenut yhtään vastuuraporttia. No ei tietenkään.

Vasta tässä vaiheessa oivalsin itsekin jotain. Vastuuraporttien sisällöllä ja avoimuudella voi oikeasti edelleen yllättää! Ja eniten yllättyvien ryhmä ei suinkaan ole nykyinen lukijakunta, vaan nimenomaan kaikki he, jotka eivät lue raportteja. Todennäköisesti he eivät lue jatkossakaan, ja siksi yritysten pitääkin pumpata ja vyöryttää näitä yllättäviä (ja usein myös tosi kiinnostavia!) tietoja näiden ihmisten tietoisuuteen muita kanavia käyttäen.

Vastuuraportin sisältöä ei siis missään nimessä pidä kahlita raportin kansiin, ja haudata sitä kiireesti nettisivujen syvyyksiin julkaisun jälkeen. Raportista pitää poimia ja palastella herkullisia tietoja, asetella niitä pitkin vuotta hopeavadille, ja kiikuttaa näitä tietoja ja tarinoita myös uusien lukijoiden nenän eteen. Mikäli tieto ei välity lukijalle, kaikki sen keräämiseen, analysoimiseen, kirjoittamiseen, muokkaamiseen, oikolukemiseen, taittamiseen ja julkaisemiseen käytetty vaiva menee hukkaan. Tähän kaikkeen valmistelevaan vaivannäköön kannattaa siis lisätä viimeinen vaihe: tarjoilu.

Millaisia herkkupaloja sinä aiot syksyllä tarjoilla?

Olennaisuusmatriisin suuri tragedia!

Yritysvastuuraportoinnissa tärkeimpien asioiden arvioinnissa, konsulttikielellä olennaisuusanalyysissä, varsin suosittu menetelmä on olennaisuusmatriisin käyttö.

Suuri väärinkäsitys!

Olennaisuusmatriisissa asioiden tärkeyttä arvioidaan kahdella akselilla, joista toinen mittaa sidosryhmien odotuksia ja huolenaiheita ja toinen akseli yrityksen toiminnan aiheuttamien vaikutusten merkittävyyttä. Ja juuri tähän, kriittisen kohtaan, liittyy suuri väärinkäsitys! Matriisin teossa on tärkeä huomata, että tarkoitus on arvioida niiden vaikutusten merkittävyyttä ja suuruutta, joita yrityksen toiminnasta aiheutuu ulospäin, ympäröivään yhteiskuntaan ja ympäristöön, ei organisaatioon itseensä.

Virheellinen tulkinta ja varsin yleinen tapa on arvioida taloudellisten, sosiaalisten ja ympäristövaikutusten merkitystä organisaation omalta kannalta. Eli millainen vaikutus asioilla on raportoivan yrityksen liiketoimintaan. Tämä väärinymmärrys juontaa GRI G3-version ajoilta, jolloin ohjeistus olennaisuuden määrittelyyn oli jokseenkin laveaa. Kun ensimmäiset raportoijat tulkitsivat ”vaikutusten merkittävyyden” nimenomaan itseensä päin kohdistuvana, niin muut raportoijat seurasivat kiltisti perässä. Ja jostain syystä myös yritysvastuukonsultit edelleen tuuppaavat tätä tulkintaa markkinoille, vaikkei varmaankaan enää tarvisi.

(Ei näin)

 

Toistan varmuuden vuoksi: olennaisuuden määrittelyssä tulee arvioida niiden vaikutusten merkittävyyttä ja suuruutta, joita yrityksen toiminnasta aiheutuu ympäröivään yhteiskuntaan ja ympäristöön. Ei yrityksen omaan liiketoimintaan. Tämä virheellinen tulkinta olisi hyvä korjata viimeistään nyt GRI-standardin mukaisessa raportoinnissa. GRI on jopa julkaissut standardin myötä omilla nettisivuillaan tarkennuksen asiasta.

Jos matriisin on tehnyt vanhan liiton tulkinnalla, on tässä sopivasti vuosi aikaa päivittää asia kuntoon. Todennäköisesti monet olennaiseksi tunnistetut asiat pysyvät korkealla, riippumatta mistä vinkkelistä niiden tärkeyttä on tarkasteltu. Uudelleenarviointi voi kuitenkin tuoda matriisin nurkalle sekä sisään että ulos suuntautuvaa trafiikkia, ja asioiden painoarvo voi muuttua. Sen vuoksi uudelleenarviossa on hyvä tehdä muutakin, kuin vaaka-akselin nimen korjaus.

PS. Nimenomaan matriisin käyttö ei suinkaan ole pakollista olennaisuusarvioinnissa, eikä matriisin käyttö takaa analyysille parempaa lopputulosta johonkin toiseen menetelmään verrattuna. Nyt voikin olla mainio hetki ottaa käyttöön uudenlaisia arviointitapoja, hiphei!

Kuka siellä standardin takana piilottelee?

Vastuullisuusraportoinnissa käytettävä GRI-ohjeisto muuttui viime syksynä viitekehyksestä standardiksi. Syynä muutokseen on ennen kaikkea raportoinnin määrämuotoisuuden ja uskottavuuden lisääminen, esikuvanaan firmojen talousraportointi. Mitä muutos sitten käytännössä tarkoittaa? Ainakin nippeliä ja numerokoodeja – on universaalia moduulia, 400-sarjaa ja selected standardia.

Huh huh. Tässä vaiheessa raportin lukijaa saattaa jo kylmätä. Onko luvassa entistäkin kuivempia ja kankeampia raportteja, joissa kapulakielisillä lauseilla todistellaan kuinka vastuullisia, tai ainakin standardin mukaisia, ollaankaan oltu?

Suomalaiseen vastuullisuusraportointitapaan on jo pitkään kuulunut varman päälle pelaaminen. Eli varmuuden vuoksi tungetaan raporttiin kaikenlaista daa-da-daa-daa, jotta varmasti saadaan jokainen pikkupykälä täytettyä. Siitä viis, ettei kyseinen tieto ole kovin tärkeää, saati että se kiinnostaisi raportin lukijaa. Usein syy tähän on raportin varmentajan tarpeisiin vastaaminen, ei niinkään lukijan.

GRI standardiin siirtymisen myötä raportteihin saadaan lisättyä näpertelyä ja koodeja, joiden tuoma lisäarvo on hieman kyseenalainen. Esimerkiksi GRI antaa ohjeen viittausten tekoon, kas näin: This material references Disclosures 305-1 and 305-2 from GRI 305: Emissions 2016, and Disclosures 103-1, 103-2 and 103-3 from GRI 103: Management Approach 2016.
No se kävi selväksi!

Oikeasti GRI standardi ei tuonut itse raportin kannalta juurikaan muutoksia. Suurin mullistus on se, että tunnusluvut on merkitty eri koodinumeroilla ja laitettu vähän eri järjestykseen. Jos tarkasti rivien välejä luetaan, uusi standardi antaa jopa enemmän vapauksia aiempaan verrattuna. Tiivistettynä standardin ohje on: raportoi vain tärkeimmistä ja vältä jargonia. Standardissa jopa mainitaan, että mikäli standardista ei löydy oikeita ja sopivia mittareita jonkin tärkeän asian raportointiin, niin raportoi ihmeessä omilla tunnusluvuillasi. Aiemmin vain rohkeimmat hurjapäät ovat uskaltautuneet tälle vapaavalintaiselle tielle.

Standardimuotoinen raportointi ei siis millään tapaa estä tekemästä vastuullisuusraportista kiinnostavaa ja ennen kaikkea helposti luettavaa ja ymmärrettävää. Se tarjoaa kyllä oivan paikan piiloutua standardin taakse ja tehdä entistä kankeampaa ja raskaampaa raportointia – jos niin haluaa tehdä. Mutta niille, jotka haluavat tehdä raportin lukijaa varten, standardi tarjoaa entistä paremmat mahdollisuudet tehdä oman näköistä, vain tärkeimpiin asioihin keskittyvää vastuullisuusviestintää. Kummanlaista raportointia haluaa tehdä, on täysin yritysten omassa harkinnassa. Standardin taakse ei ole mikään pakko piiloutua!

PS. GRI:n merkittävin ero muihin standardeihin, kuten laatu- ja ympäristöjohtamisen ISO-standardeihin on se, ettei GRI-standardin mukaista raportointia sertifioida ulkopuolisen toimesta.

 

Teksti julkaistu AlmaTalentin blogissa 5.5.2017
GRI Standardiin ja kiinnostavaan viestintään pureutuva koulutus 6.-7. kesäkuuta 2017 Helsingissä
 

Tällä kertaa raportti luetaan!

Syksyn tuulet puhaltelee, lehdet tippuvat puista ja aika vetää laituri rannalle. Ja aika tehdä sisältösuunnitelmaa tulevaan vastuuraporttiin. Syksyisin tehdyt hyvät suunnitelmat tosin aina välillä unohtuvat helmi-maaliskuun touhotuksessa, kun painetaan vieteri ojossa kohti deadlinea.

Tässä muistilista näihin hetkiin, olihan raportissa tärkeimmät?

Toimarin terveiset. Tämä on sinäänsä iisi osio, mutta muistihan johto puhua niistä samoista asioista, joista raportti kertoo? Jos päästömittarit näyttää koilliseen, on ihan hyvä että johto ei ihastele vain kaakkoon sojottavia kustannuksia.

Punainen lanka, läpi raportin. Alkaen kohdasta yksi, päättyen viimeiselle sivulle. Kerrotaan mikä on tärkeää, kuvataan miten homma on (tai ei ole) edennyt, mitä on (tai ei ole) saatu aikaan – ja mihin seuraavaksi pyritään. Ei muuta. Ei varsinkaan niitä kaikkia ylimääräisiä datoja, jotka olisi kiva laittaa mukaan, vaik’eivät ne asiaan liitykään.

Dataa ja evidenssiä. Paitsi että vastuullisuus on toiminnan kulmakivi ja kaiken a & o, tarvitaan sen tueksi jotain kättä pidempää. Ja nimenomaan sellaista dataa, joka oikeasti mittaa kyseistä asiaa. Esim. monet GRI-tunnusluvut eivät todellakaan mittaa sitä, mihin niitä käytetään. Henkilöstön määrä ja sukupuolijakauma maittain ei kerro henkilöstön hyvinvoinnista ja sitoutumisesta. Ilman oikeaa dataa ei ole kovin uskottavaa tarinaa.

metric-cm

Kuvaus haasteista. Tämä on usein raportin kiinnostavin osio. Mikä meni munille? Miksi hieno idea ei toiminut? Mitäs nyt tehdään! Jos vuoden aikana ei kohdattu yhtään hankalaa rakoa, ei varmaan kovin kovasti yritettykään. Kuvaile reippaasti!

icecream

Käytännön esimerkit. Casen avulla numerot ja kuiva konsulttikielikin voivat muuttua eläväksi ja kiinnostavaksi. Kerro mitä on tehty, kuka teki ja mitä siitä seurasi. Oliko mukana jokin yllättävä taho? Usein firman sisällä tavanomaiset asiat voivat ulkopuolisen silmissä olla tavattoman kiehtovia. Ai noinko ne tekee?

Ihmisten suusta. Sidosryhmien, omien tai ulkopuolisten, näkemykset ja heidän kasvonsa tuovat syvyyttä raporttiin. On aivan eri kokemus nähdä tieto taulukossa, kuin jonkun henkilön kuvailemana. Luetko itse taulukot läpi raporteissa?

15541645035_87b09b1714_b

Lyhempi – parempi. Kukaan ei jaksa lukea 100 sivuista raporttia, vaikka se olisikin turboahdettu täyteen hienoa dataa. Mitä paremmin poimit mukaan vain tärkeimmät jutut, sitä todennäköisemmin edes ne tulevat luetuksi. Aseta tavoitteeksi alle 50 sivua, siihenkin mahtuu aivan tarpeeksi!

Työn iloa!

Mistä näitä palluroita oikein tulee?

Vastuuraporttien sisällöt kehittyvät jatkuvasti. Jostain syystä nykyaikaa hehkuvissa, arvonluontia pohtivissa ja hienoilla infografiikoilla tuunatuissa raporteissa raahataan mukana yhtä muinaisjäännettä: olennaisuusmatriisia. Miksi?

Olethan nähnyt näitä matriiseja, jonka akseleissa on firman ja sidosryhmien näkemykset sekä kymmeniä erivärisiä palluroita? Ja tämän avulla niin yrityksen, kuin raportin lukijankin pitäisi oivaltaa mikä on tärkeää.

Matriks

Matriisia pidetään yleisesti vastuullisuusraportoinnin peruskivenä, joka muurataan ensimmäisenä. Sen avulla siivilöidään tärkeät asiat sameiden asioiden valtamerestä. Ja sellainen näkyykin lähes jokaisessa GRI-raportissa. Mutta onko matriisi oikeasti hyvä työkalu? Väitän, että ei.

To put it short, matriiseissa on kolme ongelmaa:

  1. Matriisista ei näe missä päin yrityksen arvoketjua tärkeimmät vaikutukset syntyvät (ks. kuva yllä)
  2. Matriisit eivät oikeasti ole kovinkaan informatiivisia lukijalle (ks. kuva yllä)
  3. Matriisien tekemiseen hassatun ajan voisi käyttää paremminkin (ks. mikä tahansa GRI-raportti)

1. Anteeksi, missä palaa?

Jotta liiketoiminnan tärkeimpiä vaikutuksia pystytään hahmottamaan, hallitsemaan ja kehittämään, täytyy vaikutusten syntysija tuntea. Eli täsmälleen missä se vaikutus syntyy? Jos matriisissa nousee korkealle sosiaalinen vastuu hankintaketjussa, ihmisoikeudet ja kasvihuonekaasupäästöt, kertooko se sekä johdolle että raportin lukijalle yksiselitteisesti missä kohtaa ketjua näihin asioihin pitää paneutua? Ei.

Tähän ongelmaan on onneksi olemassa varsin yksinkertainen ratkaisu: kuvataan olennaiset asiat arvoketjun muotoon. Esimerkiksi Maersk on piirtänyt raporttiinsa suht simppeliin kuvaan asiat, jotka tuottavat harmaita hiuksia arvoketjussa (ks. koko kuva s. 14-15).

Maersk 2013 issues in valuechain

Ja vielä selkeämpi kuva löytyy Niken raportista, josta voi yhdellä vilkaisulla todeta missä kohtaa firman arvoketjua ympäristöjalanjälki on painavin.

Nike valuechain footprint

Tunnistamalla missä palaa voidaan myös sammutustoimet kohdistaa täsmälleen oikeaan paikkaan. Ja tämän pitäisi kiinnostaa niin sisäisesti kuin ulkoisestikin.

2. Sekavia kuvioita – selkeitä ajatuksia?

Suositun palluramatriisin tausta-ajatuksena on arvatenkin todistelu, että asioita on pohdittu, analysoitu ja punnittu ohjekirjan mukaisesti. Useimmitenhan matriisia on käytetty apuna raportin sisällön määrittelyssä, ainakin toivottavasti. Pahintahan on, jos matriisi on tehty ja julkaistu, mutta sillä ei ole minkäänlaista yhteyttä raportin muuhun sisältöön.

Mutta selkiyttääkö matriisi olennaisia asioita? Ja onko se mainio ja informatiivinen tapa kertoa lukijalle asiasta? Harvoin.

 Staattisesta ruudukosta ja palluroista ei varsinaisesti analyysi hehku lukijalle asti.

Ehdottaisin matriiseista luopumista myös siksi, että ne alkavat olla hieman passé. Ja matriisimopo on alkanut vähän keulimaan ja lopputulemat ovat, noh, aikamoisia.
Vai mitä mieltä olet esimerkiksi tästä State Street Corporationin matriisista? (klikkaa isommaksi)

State street corp

Tai tästä saksalaisen Solar World insinöörin tarkkuudella tehdystä analyysistä:

Solar world

Palluramarkkinoilla on käynyt myös Rosenergatom:

Rosergatom

Ja lisää esimerkkejä löytyy, mutta you got the point?

Vaikka yllä poimitut esimerkit ovatkin maailmalta, ihan yhtä hienoja esityksiä löytyy myös kotimaisista julkaisuista. Miksi ihmeessä raporteissa on tuollaisia? Onko noista jotain lisäarvoa raportin kohderyhmille? Ovatko ajatukset nyt kirkkaat? Entäpä jos otetaan ne GRI-huuruiset rillit silmiltä ja myönnetään: sekava kuvio näyttää sekavalta kuviolta. Ja esitettäänkin asia raportin itselle ja lukijalle selkeästi sekä informatiivisesti. Tämähän onnistuu vaikkapa laittamalla tärkeimmät asiat listaan!

Esimerkiksi Vapo on 2014 raportoinnissaan listannut tärkeimmät asiat (matriisin viereen) näin:

Vapo olennaiset lista

Jäitkö kaipaamaan matriisia?

3. Anteeksi! Luulin, että tarkoituksena oli hassata aikaa!

Jos palataan vielä yllä esitettyihin matriisi-esimerkkeihin; kuinka paljon aikaa ja vaivaa on käytetty noiden pikkupalleroiden millintarkkaan asemointiin? Pitäisikö sittenkin ottaa pykälä oikealle? Tai ylöspäin? Herran jestas, mitä ajan haaskausta!

Olennaisuusanalyysin (ja matriisin) perimmäisenä tarkoituksena on auttaa tunnistamaan mikä on tärkeää ja mikä ei – se onko jokin pallukka täsmälleen jossakin pisteessä ei ole ydinkysymys. Etenkään, kun tärkeiden palluroiden keskinäistä järjestystä ei yleensä analysoida, eikä niiden sijainti vaikuta tavoitteiden kunnianhimoisuuteen.

Valitettavasti vastuullisuusraportoinnissa paljon asioita tehdään siksi, että luullaan, että niin pitää tehdä. Kun muillakin on. Kun konsulttikin sanoi niin! Työajan kuluttaminen pallukoita pyöritellen ja niiden paikkaa hinkaten voi jopa tuntua tärkeältä tehtävältä. Missään ei kuitenkaan sanota, että raportissa pitää olla matriisi. GRI toki ehdottaa matriisia käytettäväksi, mutta ei sen piirtäminen analyysistä parempaa tee. Tai yrityksestä vastuullisempaa.

Tärkeitä asioita pitää tietenkin pohtia, ne pitää tunnistaa ja niihin keskittyä (ja niistä on hyvä raportoida). Mutta eikö yksinkertainen tärkeä vs. ei-tärkeä -jaottelu aja saman asian, huomattavasti tehokkaammin? Keinotekoisella priorisoinnilla ei varsinaisesti saavuteta mitään.

Matriisien työntäminen raporttiin vuodesta toiseen herättää lähinnä kysymyksen: miksi asiat halutaan tehdä niin mutkikkaasti?
Entäpä jos vuonna 2016:

  1. Laitetaan raporttiin vain informatiivisia ja ymmärrettäviä kaavioita
  2. Tehdään suoraviivaiset asiat suoraviivaisesti
  3. Tehdään ajan hassaamisen sijaan hyödyllisiä asioita

Askelmerkkejä hyvään vastuuraporttiin

Sade ropsuu toimiston ikkunaan, syksy tekee reippaasti tuloaan. Käsillä on se aika, jolloin olit ajatellut tehdä niitä juttuja, joita keväällä et ehtinyt. Oliko ajatuksissa kehittää vastuullisuusraporttia, tehdä siitä entistä parempi? Millainen raportti on parempi?

Monessa tuutissa rummutetaan vastuullisuusraportoinnin tärkeydestä, vakavuudesta ja tietojenlaskennan ehdottomista oikeellisuusvaatimuksista. Ilman integroitua ESG:tä ei ole tulevaisuutta! Seuraavassa lauseessa pohdiskellaan, että harmi kun näitä meidän raportteja ei oikein kukaan lue – mitenhän lukijakuntaa saisi kasvatettua? Teknisten vaatimusten ja monimutkaisten termien ohjatessa raportointia ei ole ihmekään, ettei niitä oikein lueta. Lukeminen perustuu pääosin vapaaehtoisuuteen ja harva viitsii opiskella tylsää, teknisellä tiedolla turboahdettua katsausta menneeseen.

Olisiko tällä kertaa aikaa miettiä myös raportin viestinnällisyyttä? Miten tärkein viesti saadaan perille ja mikä se tärkein viesti oikeastaan on? Askelia kohti viestinnällisesti parempaa vastuullisuusraportointia voi ottaa kysymällä itseltä ja kollegoilta mitä oikein ollaan tekemässä.

Kenelle raportti oikein tehdään?

Helppo kysymys, mutta onko vastaus selkeänä mielessä? Eräs johtaja linjasi yhtiön vastuuraportin kohderyhmänä olevan ”yhteiskunta”. Selvä homma, miten vielä varmistetaan että yhteiskunta löytää raportin, innostuu sen lukemaan ja vieläpä ymmärtää lukemansa?

Tee raportistasi sellainen, että tärkeimmät kohderyhmät löytävät raportin ja ymmärtävät viestisi. Jos kohderyhmänä on asiakkaat, varmista että heille toimitetaan raportti ja sisältö on heitä kiinnostavaa – ja kenties jopa heille hyödyllistä. Jos taas tärkeimpänä ovat sijoittajat, analyytikot ja reittaajat, huolehdi että raportissa kerrotaan asioita täsmällisesti – mieluiten niin, että ruksin voi laittaa ruutuun helposti.

Harvemman raportin tärkein kohderyhmä on varmentaja. Silti raportteja usein viilataan todella paljon juuri tämän ryhmän näkemyksiä ja toiveita vastaavaksi. Mikäli kohderyhmää ja linjausta raportin sisällöstä ei ole tehty, varmentajan toiveet jyräävät helposti muiden sidosryhmien odotukset. Jotta näin ei kävisi, kannattaa linjata itse valmiiksi kenen tarpeisiin ja toiveisiin ensisijaisesti halutaan vastata.

Mistä raportissa oikein kerrotaan?

Kerro tärkeimmistä asioista. Mihin on pyritty, mitä on saatu aikaiseksi ja mihin tähdätään seuraavaksi. Tärkeiden asioiden polulla pysymisessä auttaa yksinkertainen kikka: listaa tärkeimmät asiat paperille – ja kerro raportissa vain niistä.

Mikäli raporttiin välttämättä halutaan tunkea mukaan asioita tämän listan ulkopuolelta, niille voidaan tehdä raportin loppuun oma osio. Tämän osion voi otsikoida esim. ”Vähemmän tärkeät asiat” ja sinne kyllä mahtuu tietoja ja taulukoita vaikka kuinka paljon. Lopuksi voidaan vielä miettiä viitsitäänkö tuo viimeinen osio ihan oikeasti julkaista.

On myös hyvä miettiä mitkä tiedot ovat oikeasti ulkoisille lukijoille kiinnostavia. Tietojahan kerätään firmassa paljon, mutta osa niistä on merkityksellisiä ja kiinnostavia vain sisäisesti. Nämä tiedot voi hyvin julkaista vain sisäisissä kanavissa. Myös ns. selvilläolovelvoite -tyyliset tiedot, kuten esimerkiksi ympäristölupien lukumäärät voivat olla tietoja, jotka ovat relevantteja vain viranomaisten kanssa käytävässä yhteydenpidossa. Raportissa ne eivät usein ole osa ydinviestiä.

Miten asioista oikein pitäisi kertoa?

Kerro mielenkiintoisesti. Kerro yksinkertaisesti. Tarjoa tärkeimmät pointit lukijalle hopeavadilla. Älä jätä datojen ja taulukoiden analysointia lukijan vastuulle – jos et sitä viitsi tehdä itse, melko turha odottaa, että lukija sen tekisi.

Ihminenhän pyrkii aina (tietoisesti, tai tiedostamattaan) säästämään energiaansa. Jos raportin ymmärtäminen ja tulkitseminen vaatii lukijalta ponnisteluja, eli ylimääräistä energiankulutusta, on melko helppo arvata miten siinä käy. Harvempi meistä jaksaa paneutua datataulukoihin ja vertailla niissä olevia tietoja vuosien välillä. Sen sijaan kuva, graafi tai infografiikka kertoo asian visuaalisesti ja lukija pystyy sisäistämään kehityksen suunnan huomattavasti vähäisemmällä ponnistelulla.

Toisaalta jonnin joutavia tietoja on turha laittaa hienoihin infografiikoihin, tai piirtää niistä piirakoita ja pylväitä. Mieti mitkä ovat ne tärkeimmät tiedot, poimi ne hellävaraisesti käsin ja tarjoile juuri ne sillä hopeavadilla.

blueberry

Tokihan vaaditaan ja halutaan raportoida täsmällisiä ja absoluuttisia datoja, mutta onko niiden paikka raportin paraatipaikalla, tai tekstin seassa? Vai riittäisikö sittenkin niille joku kohta vähän taaempana? Harvalle lukijalle on tärkeintä absoluuttiset lukemat, niiden suuruusluokka ja kehittyminen on kiinnostavampaa.

Ennen kaikkea, muista lihat luiden ympärille. Jos esimerkiksi henkilöstön hyvinvointi ja osaaminen on tunnistettu tärkeäksi ja aiheen ympärillä on meneillään kehityshanke, kerro juuri siitä. Yksittäiset, esim. GRI:n mukaiset mittarit voivat olla melko pinnallisia, mitata epärelevanttia asiaa ja olla lopulta ulkopuoliselle jokseenkin epäkiinnostavia. Pointtihan kehityshankkeessa ei ollut kuinka moni henkilö osallistui koulutukseen, kauanko koulutukset kestivät, tai montako euroa niihin käytettiin. Pihvihän on juuri se mitä tehtiin ja mitä siitä seurasi. Kerro siis hankkeen sisällöstä, kerro mitä sen aikana tehtiin. Ja etenkin mitä siitä on seurannut.

Hyvien viestintäkeinojen käyttö raportoinnissa ei ole kermavaahdon pursottamista ruman kaakun päälle – vaan oleellinen tekijä siinä, että viesti saadaan perille!

Helppoa vai mitä? Kuivistakin datoista saa leivottua herkullisia paketteja lukijalle, kun asiaan tietoisesti ja rohkein mielin paneutuu. Bon Appétit!