Vastuullisuusraportoinnissa on tavattu (etenkin GRI-ohjeiston uusimman G4-oppaan myötä) nojata ns. olennaisuuden periaatteeseen. Ajatuksena on, että tunnistamalla ja määrittelemällä mikä on oikeasti tärkeää sekä rajaamalla raportin sisältö koskemaan vain näitä asioita yritys voi myös keskittyä – sekä tekemisessään, että viestinnässään – vain tärkeimpiin asioihin. Ja jonnin joutavuudet voidaan jättää pois (sillä niiden tekeminen ja viestintä vaatii yhtälailla resursseja – mutta niistä ei ole mitään lisäarvoa kenellekään).

Miten tämä suht yksinkertainen ajatus ei kuitenkaan aina näy raporteissa? Mihin punainen lanka katoaa? Miksi raporteissa on usein aivan turhaa tietoa kerättynä taulukoihin ja listattuna sivukaupalla?

Askelmerkit raportin laadinnassahan ovat usein selvät:

1. Ensin tehdään jonkinlainen selvitys, konsulttien kesken sitä kutsutaan olennaisuusanalyysiksi. Yhtälailla sitä voi kutsua tärkeimpien asioiden kirkastamiseksi, tai vaikka keihäänkärkien teroittamiseksi. Suomeksi sanottuna määritetään mikä on tärkeää ja mikä on vähemmän tärkeää. Ja mikä ei ole ollenkaan tärkeää meidän yritykselle. (itse pidän etenkin tuosta viimeisimmästä, kun ihan oikeasti voidaan rajata, että tietyt asiat eivät ole kovinkaan relevantteja. Ja päätetään jättää ne pois agendalta)
2. Kun tiedetään mikä on tärkeää: raportoidaan vain ja ainoastaan siitä.

Kuulostaa helpolta, mutta yllättävän usein kakkosvaiheessa aletaan haparoimaan, pelaamaan varman päälle, tai mikä pahinta: ollaan kuin lastu lainehilla erilaisten raportointiohjeiden, neuvojen ja vaatimusten ristiaallokossa. Ja lopputulemana raportissa on kaikenlaista, varuilta vähän sitä ja tätä ja vielä voimakastahtoisen yksikönpäällikön tai varmentajan vaatimuksesta jotain aivan toopea, jolla ei ole mitään yhteyttä tärkeiksi linjattuihin asioihin.

Miksi tähän haparointiin sitten sorrutaan? Oman empiirisen ja hyvin epätieteellisen analyysin perusteella tärkeimpiä syitä ovat:

• Epävarmuus. Jos GRI-ohjeistoa ja raportointimaailmaa ei tunne kovin hyvin, vaatii uskallusta lähteä soveltamaan  (soveltamisestahan GRI-raportoinnissa on lopulta kuitenkin kyse!) ja tekemään oman näköistä raporttia.

• Epävarmuus 2. Jos GRI-ohjeistoa ei tunne kovin hyvin, jää helposti vaatimuksia esittävien tahojen tallomaksi. Vaikka linjaukset tärkeistä asioista ja raportin sisällöstä olisi olemassa, silti raporttiin usein väkisin työnnetään tietoja, jotka eivät tuo mitään lisäarvoa (vaan usein päinvastoin!) ihan vain siksi, että joku kovaääninen niin vaatii. Vaatimus ei yleensä perustu tärkeisiin asioihin itseensä, vaan johonkin ulkokultaiseen, kuten GRI:n mukaisuuteen, tai päähänpinttymiin.

• Epävarmuus 3. Jos GRI-ohjeistoa ei tunne kovin hyvin, on paljon helpompi varmuuden vuoksi tuupata raporttiin kaikki tieto mitä sattuu olemaan, tai mitä ohjeistossa pyydetään. Eipä sitten ainakaan mene väärin!

• Epävarmuus 4 ja perisuomalainen usko auktoriteetteihin. Jos kerran GRI-ohjeistuksessa jotain sanotaan (esim. työtapaturmat ja poissaolot pitäisi raportoida kaiken lisäksi sukupuolen mukaan jaoteltuna!), sitä pidetään ehdottomana vaatimuksena hyvälle ja oikealle raportoinnille. – Mihin unohtui ajatus olennaisuudesta? Jos tietoa ei edes ole koskaan kerätty (esim. juuri sukupuolen mukaan jaoteltuna, joka kuulostaa aivan vitsiltä, toim. huom.) miten se voi yhtäkkiä muuttua tärkeäksi vain sen takia, että GRI:n mukaan niin pitäisi raportoida?

Analyysin perusteella voisi helposti tulkita, että hyvän vastuullisuusraportin tuottamiseksi vaaditaan syvä GRI-maailman tuntemus ja paljon dataa. Itse tulkitsen, että tarvitaan ennen kaikkea rohkeutta ja lujuutta! Rohkeutta vetää rajat, määrittää selkeä suunta johon kuljetaan ja lujuutta pysyä valitulla tiellä! – Ja tässä auttaa nimenomaan huolellinen olennaisten asioiden määrittely.

Pysy rohkeana, pysy lujana!

Tärkeimpien asioiden kirkastaminen on se selkänoja ja tuki, johon voi tuiskussa ja tuulessa nojata. Teemme näin, koska. Ja ei, emme laita tuota tietoa raporttiin, sillä.

Tulevia raportteja silmällä pitäen, rohkaisenkin kaikkia raportointiin osallistuvia: uskalla soveltaa, jättää asioita pois ja keskittää kaikki tarmo niihin asioihin, joilla oikeasti on väliä. Hyvä siitä tulee!