Millainen on hyvä vastuullisuusraportti?

Tätä pääsin selvittämään ihan luvan kanssa, kun toimin Procomin Vuosikertomusarvio 2020 tuomarina – vastuualueena juurikin vastuullisuusraportointi. (huom: Palkintojenjako on katsottavissa tallenteena yo. linkin kautta, kannattaa ehdottomasti katsoa tuomareiden arviot raporteista!)

Miten vastuuraportteja voi arvioida?

Vastuullisuus ja siitä raportointi on peruskauraa hiemankin aikaansa seuraavien yritysten toiminnassa (eli annoin arviossa suoraan nelosen niille, jotka eivät vastuullisuudesta raportoineet). Vastuullisuusraportoinnissa tärkeimpiä periaatteita ovat, GRI-standardista suoraan kumpuavat:

  • olennaisuus,
  • selkeys ja
  • tasapainoisuus.

Arvioinkin Vuosikertomusarviossa mukana olleita raportteja erityisesti näiden kolmen periaatteen valossa. Kantaa ei siis otettu vastuullisuustyön onnistumiseen tai ylipäätään yhtiöiden toiminnan vastuullisuuteen, vaan nimenomaan siihen, miten vastuullisuuden viestinnässä oli onnistuttu.

Luonnollisesti myös tietojen luotettavuus on ensiarvoista, ilman luotettavia tietoja raportointi on oikeastaan turhaa. Ulkopuolisen on kuitenkin vaikea arvioida tietojen luotettavuutta, ja perusolettama vastuullisuusraportoinnissa on, että luvut raportoidaan vastuullisesti.

1. Olennaisuus, olennaisuus, olennaisuus

Olennaisuuden periaate määrittelee koko raportin sisällön. Mitkä ovat vastuullisuuden kannalta merkittävimpiä vaikutuksia, joita toiminnasta aiheutuu, ja mitä sidosryhmät odottavat yhtiöltä? Näihin aiheisiin raportin pitäisi keskittyä.

Vastuullisuusraportoinnin logiikka on tiivistetysti tämä: tunnista mikä on olennaista ja raportoi siitä.
Ei sen kummempaa. Taiteellisesti esitettynä logiikka menee näin:

Se, mikä hämmästyttää usein vastuullisuusraportteja lukiessa on tuon ainoan logiikan katoaminen heti ensisivujen jälkeen. Olennaiset asiat on kyllä suurella vaivalla tunnistettu, ja jopa mainittu raportin alussa. Mutta tämän jälkeen sivut täyttyvät jollain aivan muilla tiedoilla.

Tällöin raportin logiikka näyttää suurin piirtein tältä:

Eikös ole veikeää lukijalle koittaa pysyä kärryillä? Huolehdi siis, että ainakin tämä logiikka on raportissa kunnossa. Se auttaa myös raportin tekijöitä keskittymään oikeisiin asioihin, kun turhuudet voi suosiolla jättää epä-olennaisina pois.

(Tarkemmin olennaisuuden määrittelystä täällä)

 

2. Selkeys, selkeys, selkeys

Yllä kuvatusta logiikasta päästäänkin suoraan selkeyden äärelle. Vastuuraportoinnissa selkeys usein jää altavastaajaksi, kun fokus on enemmänkin teknisessä suorittamisessa, GRI:n tai muiden vaatimusten täyttämiseksi. Selkeys on kuitenkin ratkaiseva tekijä siinä, löytääkö lukija tärkeimmät asiat raportista ja ymmärtääkö hän lukemansa.

Selkeys tarkoittaa kaikkea sitä, millä raportista tehdään helposti tulkittava. Aloita rakenteesta: tukeeko se olennaisten asioiden oivaltamista ja löytämistä? Tästä erinomainen esimerkki Valmetin vuosikatsaus 2019, jossa jo sisällysluettelosta hahmottaa suoraan olennaiset vastuullisuuden teemat. Näin se toimii!

Entä tekstin tyyli ja käytetty kieli: viitsitkö itse lukea tekstin loppuun asti?
Raivaa turhat rönsyt ja horinat, jotta tärkeimmät viestit pääsevät paremmin esiin. Muotoile kuvaajat ja taulukot niin, että niiden tulkinta on vaivatonta. Helpota lukijan työtä ja nosta tärkeimmät asiat ja tavoitteet selkeästi esille vaikka useamman kerran, jotta ne eivät katoa raportin uumeniin.

 

3. Kiiltävää pintaa, uskoo ken lystää

Kolmas hyvän vastuuraportin elementti on tasapainoisuus. Se ratkaisee, onko vastuuraportointi ylipäätään uskottava. Vastuullisuuden julistaminen (vastuullisuus on meille tärkeää!) vaatii rinnalleen konkreettista kerrontaa tehdystä työstä ja sen tuloksista. Vain ne osoittavat työn tulleen aidosti tehdyksi.

Onnistumisista ja iloisista asioista on tietysti kiva raportoida. Kaikki kuitenkin tietävät, ettei hommat aina mene putkeen. Raportti on oiva paikka kertoa asioista, jotka kuumottavat, ovat kesken tai aiheuttavat epävarmuutta. Me emme tarkalleen ottaen tiedä, miten tämä menee – mutta otamme siitä selvää! Vastuullisuusraportti on myös tuhannen taalaan paikka kertoa kenties mediassakin olleista asioista, miksi epäonnistuttiin ja millaisiin toimiin on tartuttu, jotta hommat ei menisi enää munilleen.

Hankalien, epäonnistuneiden tai kipeidenkin asioiden esille tuominen raportissa tasapainottaa ja ennen kaikkea lisää raportin uskottavuutta ja kiinnostavuutta.

+ Katse eteenpäin!

Lopuksi, bonus-pisteen arvioinnissa sai valmiudesta jatkaa matkaa. Vastuullisuusraportin ei tulisi olla vain kirjanpidollinen katsaus menneeseen, vaan samalla tähyilyä tulevaan. Millaisia riskejä ja vaikutuksia esimerkiksi ilmastonmuutos aiheuttaa yrityksen toiminnalle, miten tähän on jo varauduttu? Millaisia tavoitteita olennaisimpiin asioihin liittyy, miten ne aiotaan saavuttaa? Miten tästä aiotaan selviytyä ja miksi tähän yritykseen uskaltaisi kukaan sijoittaa rahansa, tai tulla töihin. Kerro siitä!

Näillä periaatteilla ne hyvät vastuuraportit syntyy, ei kun suunnittelemaan!

 

Kaisa Kurittu
Kiinnostavan vastuullisuusviestinnän agentti, Ratkaisutoimisto Vinha
Twitter: @KaisaKurittu

PS: Lisää vinkkejä hyvään raportointiin löytyy Kaisan kirjasta Yritysvastuuraportointi, kiinnostavan viestinnän käsikirja.