Pientä ja keskisuurta raportointia – Fiblonin kattaus

Vastuullisuusraportointi on pitkälti isojen firmojen hommaa, pk-yrityksistä harva raportoi. Ja syytkin ovat selvät: ulkoista painetta ja sisäistä syytä raportin tekemiseen ei välttämättä ole. Lisäksi toinen puuttuva tekijä on usein resurssit, eli tekijää ja aikaa ei löydy. Pienempien yritysten raportointi voidaan myös kokea lähes vitsinä. Miksi ihmeessä pk-yritys tekisi vastuuraportin – ja mitä hyötyä siitä voisi olla?

Tätä olen pohtinut itsekin: kannattaako pk-firmojen käyttää aikaa ja vaivaa vastuullisuusraportointiin? Mitä hyötyä siitä voi olla ja millä resursseilla raportti kasataan? Omat pohdinnat eivät johtaneet kovinkaan pitkälle, joten lähdin länsirannikolle etsimään vastausta.

Aurinko häikäisee silmiin elokuisena aamuna, kun lähestyn Poria. Syksystä ei ole vielä tietoakaan. Vain reippaan kiven heiton päässä Yyterin upottavilta hiekkasannoilta sijaitsevat Oy Fiblon Ab:n tuotantotilat. Yksi perheyhtiön omistajista, viestinnästä ja markkinoinnista vastaava Anne Ekberg on minua vastassa. Hän oli luvannut kertoa miksi Fiblon on jo vuosien ajan julkaissut GRI-raporttia.

Anne Ekberg

Anne Ekberg

 

Alussa oli mies, puukko – ja iso pinkka lomakkeita

Fiblon sai alkunsa vuonna 1979, kun Annen isä Pertti Ekberg alkoi valmistaa kertakäyttötuotteita talonsa kellarissa. Kellari oli niin matala, että pitemmät miehet eivät olisi pystyneet edes seisomaan siellä selkä suorana. Onneksi Pertti pystyi, ja niinpä hän alkoi leikata ja taittaa käsin kertakäyttölakanoita sairaaloita varten.

Kolmessakymmenessäkuudessa vuodessa yritys on kasvanut kellarista 10 000 m2 tuotanto- ja varastotiloihin, joissa työskentelee noin 30 henkeä. Tuotevalikoima on laajentunut kattaus-, pyyhintä- ja mukavuustuotteisiin, joita Fiblon valmistaa mm. hotelleille ja ravintoloille sekä lento-, rautatie-, ja laivayhtiöille. Fiblonin tuotteille leimallista on valikoiman kapeus sekä tuotteiden kertakäyttöisyys.

Fiblon-Travel-1-Tarjotinliina_0029

Hei Anne, kertoisitko miten kaikki alkoi – miksi ihmeessä teidän kokoinen yritys julkaisee vastuullisuusraporttia?

– Paine tuli asiakkaitamme, he haastoivat meidät mittaamaan ja pohtimaan ympäristöasioita, Anne kuvailee. Jo 80-luvun loppupuolella Fiblonin kansainväliset edelläkävijäasiakkaat, kuten esimerkiksi Scandic -hotelliketju, alkoivat pyytää toimittajiltaan tietoja energian- ja vedenkulutuksesta. Myöhemmin myös sosiaaliset asiat ovat nousseet agendalle. Annen mukaan asiakkaiden kyselyihin vastaamisessa ongelmallista ei kuitenkaan ollut tietojen kerääminen sinäänsä, vaan kyselyiden määrä. Täytettävien lomakkeiden, kyselyiden ja dokumenttien pino kasvoi kasvamistaan.

– Lomakkeiden täyttäminen oli hirveän työllistävää ja lopulta siihen hermostuttiin, kun jokaiselle asiakkaalle piti täyttää kaavakkeet erikseen, Anne puuskahtaa. Tästä tilanteesta lähtikin tarve julkaista omaa vastuullisuusraporttia, jottei samoja asioita tarvitsisi kertoa moneen kertaan toisten työvälineillä. Lisäksi vastuullisuus koetaan tärkeäksi osaksi Fiblonin arkea ja siitä haluttiin myös kertoa julkisesti.

Tuanoi, tarttisko täst ny joku raportti värkät?

Vastuullisuusraportoinnille oli siis selkeä tarve ja tilaus. Annen mukaan Fiblonilla – kuten monilla pk-yrityksillä – haasteena oli kuitenkin korkea ensimmäinen rappunen: mistä aloittaa? Miten raportti oikein tehdään? Annen avuksi osui satakuntalaisille pk-yrityksille sorvattu vastuullisen liiketoiminnan hanke, jonka kautta Anne sai tarvitsemaansa apua ja tukea ensimmäisen GRI-raportin julkaisuun. Pk-yrityksille asiantuntija- ja vertaistuki raportoinnin aloittamisessa onkin todella arvokasta, sillä oma ydinosaaminen on yleensä jossain aivan toisaalla (ja hyvä niin!). Itsekseen haravoimalla ja tusaamalla raportista voi helposti tulla jotain muuta, kuin oli tarkoitus. Eikä lopputulema oikein palvele ketään.

fiblon41 GÇô Kopio

Raportin teko ja sen tulokset yllättivät Fiblonin väen positiivisesti.
– Suurin oivallus oli, että meillähän on jo monet asiat tehty ja kunnossa! Me ei vaan tiedetty, tai osattu kertoa, Anne naurahtaa. Annelle raportti onkin todellinen kerronnan väline, monien asiakkaiden kyselyt ja tietopyynnöt voidaan taklata antamalla heille raportin.

Raportin avulla pystyy helposti ja tehokkaasti vastaamaan asiakkaiden tietopyyntöihin.
– Tuossa on raportti, sieltä löytyy!

Paitsi että raportille oli selkeä tarve, sillä on myös selkeä tavoite. Raportoinnin avulla Fiblon haluaa kertoa miten asiat yrityksessä nähdään ja miten ne käytännössä toteutetaan. Ensi alkuun viesti oli suunnattu asiakkaille, matkanvarrella on kuitenkin oivallettu raportoinnin arvo myös sisäisesti.

– Raportti on meille väline yrityksen kehittämiseen. Se on työkalu tavoitteiden ja tulosten vertailuun. Raporttia käytetään myös sisäiseen viestintään, sen avulla henkilöstö näkee selvästi mitä on saavutettu. Vastuullisuus on viestinnän ykkösasioita, joten raportti on meille viestinnän perusväline, Anne kuvailee.

Mistä siellä raportissa sitten oikein kerrotaan?

Kun vastuullisuusraporttia lähdetään tekemään, pelkkä lähteminen ei oikein riitä. Raportin sisältö tulisi miettiä melko tarkasti etukäteen, jotta koko touhussa olisi jotain järkeä. Ja lisäarvoa. Mitä asioita raportissa halutaan kertoa, mitä tietoja raporttiin oikein tarvitaan? Fiblonin vastuullisuusraportti rakentuu neljän pääteeman ympärille. Nämä teemat ovat myös Fiblonin arvot.
Anne, kumpi oli ensin – muna vai kana?

 – Arvot olivat ensin, Anne sanoo. Ennen raportin tekoa emme olleet oivaltaneet, että vastuullisuusasiat olivat jo suoraan meidän arvoissa. Myöskään arvojen taustalla ei ollut tietoista vastuullisuuden mukaan liimaamista, vaan asiat ovat yhtiön tavassa toimia – vastuullisuus on osa meidän arkipäivää.

– Raportissa siis kerrotaan niistä asioista, jotka ovat pöydällä muutenkin kokoajan, Anne korostaa. Myös alkuvuodesta tehty olennaisten teemojen selvitys vahvisti näkemystä, että raportissa on kerrottu oikeista asioista. Melkein petyin olennaisuusanalyysin tuloksiin, siellä ei tullut esille mitään uutta ja hienoa, Anne nauraa.

Fiblon-Ravintola-6-ISO-softlin_0028

Jos olennaisuuksien määrittely ei tuonut mitään uutta, onko raportti sitten tuonut mitään lisäarvoa raportin tekijälle?

– Raportointiprosessi on tuonut ihan hirveästi lisää meille! Moni asia olisi jäänyt huomaamatta ilman raporttia, Anne kuvailee. Etenkin asioiden ja tekemisten keskinäiset suhteet ovat kirkastuneet meille uudella tavalla. Ristikkäisten suhteiden tunnistamisella voidaan ehkäistä osaoptimointia, joka voi aiheuttaa suurta vaivaa, tai vaikkapa hävikkiä ja kohonneita kustannuksia toisaalla organisaatiossa. Raportin koostaminen ja tietojen keruu on auttanut meitä myös näkemään asioita monelta kantilta ja vahvistanut, että olemme oikealla tiellä.

Vertailu kavereihin – yllättävän vaikeaa

Mistä sen sitten tietää, onko raportti hyvä?

– Ainakin meillä se toiminut ensimmäisessä tarkoituksessaan todella hyvin, olemme päässeet eroon lomakkeiden yksitellen täyttämisestä. Eikä asiakkailta juurikaan enää tule lisäkyselyitä, kun olemme toimittaneet heille raportin. Toisaalta, emme ole oikein Suomesta löytäneet vastaavan kokoista verrokkiyhtiötä, johon voisimme raporttiamme peilailla. Olemme vähän yksinäinen tien kulkija, Anne kertoo.

Pk-yritysten vastuullisuusraportit ovatkin edelleen harvinaisuus ja myös mahdollisten olemassa olevien raporttien löytäminen on yllättävän haastavaa. Esimerkiksi GRI:n ylläpitämästä raporttien tietokannassa on vuodelta 2015 vain 6 suomalaisten pk-yritysten raporttia ja esimerkiksi Fiblonin raporttia ei tästä joukosta löydy. Kissanhännän ja raporttien esille nostamisessa olisikin vielä parantamisen varaa. Pelkästään firman nettisivuille laitettu raportti jää helposti yksin odottelemaan lukijaa.

Toisaalta pk-yrityksissä vastuullisuus voi olla hyvinkin sisäänrakennettua ja päivittäistä toimintatapaa ohjaava, mutta siitä eri erikseen tehdä numeroa – tai raporttia. (Esimerkkejä pk-firmojen ”strategisesta vastuullisuudesta” löytyy esim. tästä Sitran julkaisusta.)

fiblon27 GÇô Kopio

Yllä mainitussa julkaisussa esitellyistä keskisuurista firmoista usea julkaisee GRI-raportin, mutta niitä ei kyllä löydy muuten, kuin etsimällä kyseisten firmojen sivuilta. Näin verrokkiraporttien löytäminen on yllättävänkin hankalaa, etenkin jos ei tunne sopivia verrokkeja etukäteen nimeltä. Isojen firmojen raporttien kanssa vertailu taas ei välttämättä ole kovin hedelmällistä, harvempi pk-firma pyrkii haastamaan Keskoa syksyn raportointikisassa.

Julkaistu raportti tulee todennäköisemmin luetuksi, jos lukija löytää sen!

Fiblon on valinnut raporttinsa julkaisutahdiksi 2 vuotta, mikä voi olla oiva idea myös muille pienillä resursseilla raportoiville. Kun raportteja on nyt takana kolme kappaletta, onko jotain opittu ja kehitys kehittynyt?
Millaisena Anne näet seuraavan raportin, tuuppaatteko julkaisun täyteen G4-tunnuslukuja ja taulukoita?

– Olemme oppineet raportoimaan ja se sujuu jo hyvällä rutiinilla. Haluamme kuitenkin kehittyä ja seuraavasta raportista haluaisin aiempaa laajemman ja toivottavasti myös paremman. Meitä ei onneksi kukaan pakota tekemään juuri GRI:n mukaista raporttia, joten voimme tehdä sen vapaamuotoisemmin ja kevyemmin. Aiomme lisätä raporttiin tarinoita ja pyrimme kertomaan paremmin miten me oikein toimimme. Raportin julkaisumuotoa ei ole vielä päätetty, myös verkkoraportti kiinnostaa, Anne tuumailee.

yyteri

Aurinko porottaa ja meren aallot loiskuttelevat Yyterin rantaan. Istuskelen pehmeällä sannalla ja pohdin äsken kokemaani oivallusta. Pienen yrityksen raportointi voi toimia todella (kustannus)tehokkaana työvälineenä ulkoa tulevia vaatimuksia varten. Lisäksi raporttia voidaan hyödyntää sisäisenä työkaluna, etenkin jos se heijastelee yrityksen oikeita arvoja ja tapaa toimia. Mikäli raportin tekoon siis päädytään, tärkeintä on että raportin sisältö valitaan oikein. Tyhjyyksiä humiseva näennäisraportointi ei hyödytä ketään.

Kiitos Anne, tämä oli todella valaiseva juttutuokio!

Lähteet: Fiblonin kotisivut, Fiblonin vastuuraportti 2013-2014

Kuvat (pl. alimmainen): Fiblon