Syksyn tuulet puhaltelee, lehdet tippuvat puista ja aika vetää laituri rannalle. Ja aika tehdä sisältösuunnitelmaa tulevaan vastuuraporttiin. Syksyisin tehdyt hyvät suunnitelmat tosin aina välillä unohtuvat helmi-maaliskuun touhotuksessa, kun painetaan vieteri ojossa kohti deadlinea.

Tässä muistilista näihin hetkiin, olihan raportissa tärkeimmät?

Toimarin terveiset. Tämä on sinäänsä iisi osio, mutta muistihan johto puhua niistä samoista asioista, joista raportti kertoo? Jos päästömittarit näyttää koilliseen, on ihan hyvä että johto ei ihastele vain kaakkoon sojottavia kustannuksia.

Punainen lanka, läpi raportin. Alkaen kohdasta yksi, päättyen viimeiselle sivulle. Kerrotaan mikä on tärkeää, kuvataan miten homma on (tai ei ole) edennyt, mitä on (tai ei ole) saatu aikaan – ja mihin seuraavaksi pyritään. Ei muuta. Ei varsinkaan niitä kaikkia ylimääräisiä datoja, jotka olisi kiva laittaa mukaan, vaik’eivät ne asiaan liitykään.

Dataa ja evidenssiä. Paitsi että vastuullisuus on toiminnan kulmakivi ja kaiken a & o, tarvitaan sen tueksi jotain kättä pidempää. Ja nimenomaan sellaista dataa, joka oikeasti mittaa kyseistä asiaa. Esim. monet GRI-tunnusluvut eivät todellakaan mittaa sitä, mihin niitä käytetään. Henkilöstön määrä ja sukupuolijakauma maittain ei kerro henkilöstön hyvinvoinnista ja sitoutumisesta. Ilman oikeaa dataa ei ole kovin uskottavaa tarinaa.

Kuvaus haasteista. Tämä on usein raportin kiinnostavin osio. Mikä meni munille? Miksi hieno idea ei toiminut? Mitäs nyt tehdään! Jos vuoden aikana ei kohdattu yhtään hankalaa rakoa, ei varmaan kovin kovasti yritettykään. Kuvaile reippaasti!

Käytännön esimerkit. Casen avulla numerot ja kuiva konsulttikielikin voivat muuttua eläväksi ja kiinnostavaksi. Kerro mitä on tehty, kuka teki ja mitä siitä seurasi. Oliko mukana jokin yllättävä taho? Usein firman sisällä tavanomaiset asiat voivat ulkopuolisen silmissä olla tavattoman kiehtovia. Ai noinko ne tekee?

Ihmisten suusta. Sidosryhmien, omien tai ulkopuolisten, näkemykset ja heidän kasvonsa tuovat syvyyttä raporttiin. On aivan eri kokemus nähdä tieto taulukossa, kuin jonkun henkilön kuvailemana. Luetko itse taulukot läpi raporteissa?

Lyhempi – parempi. Kukaan ei jaksa lukea 100 sivuista raporttia, vaikka se olisikin turboahdettu täyteen hienoa dataa. Mitä paremmin poimit mukaan vain tärkeimmät jutut, sitä todennäköisemmin edes ne tulevat luetuksi. Aseta tavoitteeksi alle 50 sivua, siihenkin mahtuu aivan tarpeeksi!

Työn iloa!