Yritysvastuuraportoinnissa tärkeimpien asioiden arvioinnissa, konsulttikielellä olennaisuusanalyysissä, varsin suosittu menetelmä on olennaisuusmatriisin käyttö.
Suuri väärinkäsitys!
Olennaisuusmatriisissa asioiden tärkeyttä arvioidaan kahdella akselilla, joista toinen mittaa sidosryhmien odotuksia ja huolenaiheita ja toinen akseli yrityksen toiminnan aiheuttamien vaikutusten merkittävyyttä. Ja juuri tähän, kriittisen kohtaan, liittyy suuri väärinkäsitys! Matriisin teossa on tärkeä huomata, että tarkoitus on arvioida niiden vaikutusten merkittävyyttä ja suuruutta, joita yrityksen toiminnasta aiheutuu ulospäin, ympäröivään yhteiskuntaan ja ympäristöön, ei organisaatioon itseensä.
Virheellinen tulkinta ja varsin yleinen tapa on arvioida taloudellisten, sosiaalisten ja ympäristövaikutusten merkitystä organisaation omalta kannalta. Eli millainen vaikutus asioilla on raportoivan yrityksen liiketoimintaan. Tämä väärinymmärrys juontaa GRI G3-version ajoilta, jolloin ohjeistus olennaisuuden määrittelyyn oli jokseenkin laveaa. Kun ensimmäiset raportoijat tulkitsivat ”vaikutusten merkittävyyden” nimenomaan itseensä päin kohdistuvana, niin muut raportoijat seurasivat kiltisti perässä. Ja jostain syystä myös yritysvastuukonsultit edelleen tuuppaavat tätä tulkintaa markkinoille, vaikkei varmaankaan enää tarvisi.
(Ei näin)
Toistan varmuuden vuoksi: olennaisuuden määrittelyssä tulee arvioida niiden vaikutusten merkittävyyttä ja suuruutta, joita yrityksen toiminnasta aiheutuu ympäröivään yhteiskuntaan ja ympäristöön. Ei yrityksen omaan liiketoimintaan. Tämä virheellinen tulkinta olisi hyvä korjata viimeistään nyt GRI-standardin mukaisessa raportoinnissa. GRI on jopa julkaissut standardin myötä omilla nettisivuillaan tarkennuksen asiasta.
Jos matriisin on tehnyt vanhan liiton tulkinnalla, on tässä sopivasti vuosi aikaa päivittää asia kuntoon. Todennäköisesti monet olennaiseksi tunnistetut asiat pysyvät korkealla, riippumatta mistä vinkkelistä niiden tärkeyttä on tarkasteltu. Uudelleenarviointi voi kuitenkin tuoda matriisin nurkalle sekä sisään että ulos suuntautuvaa trafiikkia, ja asioiden painoarvo voi muuttua. Sen vuoksi uudelleenarviossa on hyvä tehdä muutakin, kuin vaaka-akselin nimen korjaus.
PS. Nimenomaan matriisin käyttö ei suinkaan ole pakollista olennaisuusarvioinnissa, eikä matriisin käyttö takaa analyysille parempaa lopputulosta johonkin toiseen menetelmään verrattuna. Nyt voikin olla mainio hetki ottaa käyttöön uudenlaisia arviointitapoja, hiphei!
Syksyn tuulet puhaltelee, lehdet tippuvat puista ja aika vetää laituri rannalle. Ja aika tehdä sisältösuunnitelmaa tulevaan vastuuraporttiin. Syksyisin tehdyt hyvät suunnitelmat tosin aina välillä unohtuvat helmi-maaliskuun touhotuksessa, kun painetaan vieteri ojossa kohti deadlinea.
Tässä muistilista näihin hetkiin, olihan raportissa tärkeimmät?
Toimarin terveiset. Tämä on sinäänsä iisi osio, mutta muistihan johto puhua niistä samoista asioista, joista raportti kertoo? Jos päästömittarit näyttää koilliseen, on ihan hyvä että johto ei ihastele vain kaakkoon sojottavia kustannuksia.
Punainen lanka, läpi raportin. Alkaen kohdasta yksi, päättyen viimeiselle sivulle. Kerrotaan mikä on tärkeää, kuvataan miten homma on (tai ei ole) edennyt, mitä on (tai ei ole) saatu aikaan – ja mihin seuraavaksi pyritään. Ei muuta. Ei varsinkaan niitä kaikkia ylimääräisiä datoja, jotka olisi kiva laittaa mukaan, vaik’eivät ne asiaan liitykään.
Dataa ja evidenssiä. Paitsi että vastuullisuus on toiminnan kulmakivi ja kaiken a & o, tarvitaan sen tueksi jotain kättä pidempää. Ja nimenomaan sellaista dataa, joka oikeasti mittaa kyseistä asiaa. Esim. monet GRI-tunnusluvut eivät todellakaan mittaa sitä, mihin niitä käytetään. Henkilöstön määrä ja sukupuolijakauma maittain ei kerro henkilöstön hyvinvoinnista ja sitoutumisesta. Ilman oikeaa dataa ei ole kovin uskottavaa tarinaa.
Kuvaus haasteista. Tämä on usein raportin kiinnostavin osio. Mikä meni munille? Miksi hieno idea ei toiminut? Mitäs nyt tehdään! Jos vuoden aikana ei kohdattu yhtään hankalaa rakoa, ei varmaan kovin kovasti yritettykään. Kuvaile reippaasti!
Käytännön esimerkit. Casen avulla numerot ja kuiva konsulttikielikin voivat muuttua eläväksi ja kiinnostavaksi. Kerro mitä on tehty, kuka teki ja mitä siitä seurasi. Oliko mukana jokin yllättävä taho? Usein firman sisällä tavanomaiset asiat voivat ulkopuolisen silmissä olla tavattoman kiehtovia. Ai noinko ne tekee?
Ihmisten suusta. Sidosryhmien, omien tai ulkopuolisten, näkemykset ja heidän kasvonsa tuovat syvyyttä raporttiin. On aivan eri kokemus nähdä tieto taulukossa, kuin jonkun henkilön kuvailemana. Luetko itse taulukot läpi raporteissa?
Lyhempi – parempi. Kukaan ei jaksa lukea 100 sivuista raporttia, vaikka se olisikin turboahdettu täyteen hienoa dataa. Mitä paremmin poimit mukaan vain tärkeimmät jutut, sitä todennäköisemmin edes ne tulevat luetuksi. Aseta tavoitteeksi alle 50 sivua, siihenkin mahtuu aivan tarpeeksi!
Kun arvioidaan yritysten vastuullisuutta ja vastuuraportointia, yksi merkittävä kokonaisuus on ison kuvan ja tilanteen hahmottaminen. Ja tähän liittyy läheisesti myös riskien ja mahdollisuuksien rooli. Eli onko firmalla ymmärrys millaisessa maailmassa – nyt ja tulevaisuudessa – se oikein operoi? Mistä päin tuulee ja mihin olisi hyvä valmistautua? Ja mistä saataisiin leivottua tulevaisuuden voittajaresepti?
Jostain syystä riskien osalta raportoinnissa usein mennään sieltä mistä aita on matalin. Eli kopsataan lause suoraan tilinpäätöksen kohdasta ”riskien hallinta” ja ajatellaan että valmista tuli! Valmista totta tosiaan. Niistä muutamasta todella kapulakielisestä ja nolla-informatiivisesta lauseesta oikein hohkaa, ettei (ainakaan kirjoittajalla) ole mitään käsitystä siitä, mistä riskeistä on kyse. Ja epäilemättä tämä tilannekuva välittyy myös lukijalle.
Jokainen tsäänssi on mahdollisuus?
Miksi riskeistä viestiminen ymmärrettävästi ja kiinnostavasti on niin vaikeaa? Onko syynä ujostelu, että mahdollisista persiilleen menon paikoista ei niin viitsitä huudella? Sittenhän naapuri tietäisi mikä meitä uhkaa!
Ei kai vaan syynä ole se, ettei niitä ole oikein mietitty?
”Yhtiön riskienhallintapolitiikassa on määritelty, miten strategisia ja operatiivisia riskejä hoidetaan ja hallitaan. Vuotuisessa riskinarvioinnissa määrittelemme systemaattisesti riskien merkittävyyden, todennäköisyyden ja kehittymisen. Riskienhallinnan toimenpiteet arvioidaan vuosittain ja niitä seurataan. Riskienhallinta on olennainen osa strategista ja operatiivista johtamista”
Nytkö on selvää millaisia riskejä yhtiöön kohdistuu? Ja miten se on innovatiivisesti tarttunut uusiin mahdollisuuksiin? Laittaisitko rahasi likoon?
Juuri riskien ja mahdollisuuksien viestiminen on sitä, missä avoimuus ja myös ison kuvan hahmotuskyky punnitaan. Ja tätä etenkin sijoittajat odottavat mahdollisilta, tai nykyisiltä sijoituskohteiltaan (ja kyllä se tieto on mielenkiintoista myös muiden lukijoidenkin mielestä!). Vastuullisuusraporttikisassa raadin sijoittajanäkökulman edustajat kertoivat, että parhaat vastuullisuusraportit toivat heille huomattavaa lisäarvoa avaamalla yrityksen riskejä sekä liiketoiminnan potentiaalia.
Rohkea rokan syö?
No millaisia nämä riskit sitten yleensä tapaavat olla?
Todella moninaisia. Esimerkiksi pelkästään ilmastoon liittyviä riskejä ja niistä kumpuavia mahdollisuuksia voivat olla muun muassa:
fyysiset riskit (sataa, ei sada, liian kuuma, liian kylmä, varannot ehtyvät tai katoavat..)
lakeihin ja asetuksiin liittyvät riskit (uusia veroja, tiukempia sääntöjä..)
teknologiariskit (kaveri tulee ja keksii jotain parempaa)
markkinoihin liittyvät riskit (asiakkaat alkavat ostaa jotain parempaa)
maineriskit (firmasi nimi yhdistetään kaikkeen epäilyttävään)
Nämä jos mitkä ovat kiinnostavia myös vastuullisuuden vinkkelistä. Miten juuri sinun työnantajasi on varautunut näihin? Ja miten näihin, tai muihin megatrendeihin tarttumalla tehdään timanttista tulosta tulevina vuosina? Eli peruutuspeilin sijaan kiinnitetään katse tiukasti eteenpäin.
Vaikka tulevaisuudesta kertominen voikin olla hieman kuumottavaa, tällaisessa ns. etunojaraportoinnissa kannattaa ympäripyöreyden ja ei-minkään sanomisen sijaan puhua suomea! Näin on tehnyt esimerkiksi Lassila & Tikanoja viimevuotisessa raportissaan (jonka sijoittajat palkitsivat parhaana raporttikisassa). Riskien ja mahdollisuuksien sijaan L&T puhuu ajureista, jossa on vinhasti toisenlainen kaiku. Yhtä kaikki, tästähän sai kiinni!
Myös Outotec on koostanut 2014 raporttiinsa selkeän taulukon siitä, miten heillä megatrendien luomiin mahdollisuuksiin meinataan tarttua.
(huomasitko: great opportunities and some risks. Mahtavaa!)
Seuraavassa raportissa itse kukin voisikin tarttua riskien ja mahdollisuuksien maailmaan uudella tarmolla. Esimerkiksi näin:
Kuvaile tunnistetut riskit ihan ihmisten kielellä. Tässä voi käyttää apuna vaikka kollegaa toiselta osastolta ja kysyä ymmärsikö hän mistä on kyse.
Kerro toki myös millainen yhteys näillä riskeillä ja mahdollisuuksilla on muihin raportoituihin tietoihin (esim. toimenpiteet, joihin on ryhdytty ja tavoitteet, joita on asetettu). Kai näillä nyt jokin yhteys on, eikö?
Ja palkinnoksi em. uurastuksesta voit jättää kokonaan väliin sen puuduttavan yleisen riskien luettelemisen, josta ei oikein saanut kiinni.
Vastuullisuusraportointi on pitkälti isojen firmojen hommaa, pk-yrityksistä harva raportoi. Ja syytkin ovat selvät: ulkoista painetta ja sisäistä syytä raportin tekemiseen ei välttämättä ole. Lisäksi toinen puuttuva tekijä on usein resurssit, eli tekijää ja aikaa ei löydy. Pienempien yritysten raportointi voidaan myös kokea lähes vitsinä. Miksi ihmeessä pk-yritys tekisi vastuuraportin – ja mitä hyötyä siitä voisi olla?
Tätä olen pohtinut itsekin: kannattaako pk-firmojen käyttää aikaa ja vaivaa vastuullisuusraportointiin? Mitä hyötyä siitä voi olla ja millä resursseilla raportti kasataan? Omat pohdinnat eivät johtaneet kovinkaan pitkälle, joten lähdin länsirannikolle etsimään vastausta.
Aurinko häikäisee silmiin elokuisena aamuna, kun lähestyn Poria. Syksystä ei ole vielä tietoakaan. Vain reippaan kiven heiton päässä Yyterin upottavilta hiekkasannoilta sijaitsevat Oy Fiblon Ab:n tuotantotilat. Yksi perheyhtiön omistajista, viestinnästä ja markkinoinnista vastaava Anne Ekberg on minua vastassa. Hän oli luvannut kertoa miksi Fiblon on jo vuosien ajan julkaissut GRI-raporttia.
Anne Ekberg
Alussa oli mies, puukko – ja iso pinkka lomakkeita
Fiblon sai alkunsa vuonna 1979, kun Annen isä Pertti Ekberg alkoi valmistaa kertakäyttötuotteita talonsa kellarissa. Kellari oli niin matala, että pitemmät miehet eivät olisi pystyneet edes seisomaan siellä selkä suorana. Onneksi Pertti pystyi, ja niinpä hän alkoi leikata ja taittaa käsin kertakäyttölakanoita sairaaloita varten.
Kolmessakymmenessäkuudessa vuodessa yritys on kasvanut kellarista 10 000 m2 tuotanto- ja varastotiloihin, joissa työskentelee noin 30 henkeä. Tuotevalikoima on laajentunut kattaus-, pyyhintä- ja mukavuustuotteisiin, joita Fiblon valmistaa mm. hotelleille ja ravintoloille sekä lento-, rautatie-, ja laivayhtiöille. Fiblonin tuotteille leimallista on valikoiman kapeus sekä tuotteiden kertakäyttöisyys.
Hei Anne, kertoisitko miten kaikki alkoi – miksi ihmeessä teidän kokoinen yritys julkaisee vastuullisuusraporttia?
– Paine tuli asiakkaitamme, he haastoivat meidät mittaamaan ja pohtimaan ympäristöasioita, Anne kuvailee. Jo 80-luvun loppupuolella Fiblonin kansainväliset edelläkävijäasiakkaat, kuten esimerkiksi Scandic -hotelliketju, alkoivat pyytää toimittajiltaan tietoja energian- ja vedenkulutuksesta. Myöhemmin myös sosiaaliset asiat ovat nousseet agendalle. Annen mukaan asiakkaiden kyselyihin vastaamisessa ongelmallista ei kuitenkaan ollut tietojen kerääminen sinäänsä, vaan kyselyiden määrä. Täytettävien lomakkeiden, kyselyiden ja dokumenttien pino kasvoi kasvamistaan.
– Lomakkeiden täyttäminen oli hirveän työllistävää ja lopulta siihen hermostuttiin, kun jokaiselle asiakkaalle piti täyttää kaavakkeet erikseen, Anne puuskahtaa. Tästä tilanteesta lähtikin tarve julkaista omaa vastuullisuusraporttia, jottei samoja asioita tarvitsisi kertoa moneen kertaan toisten työvälineillä. Lisäksi vastuullisuus koetaan tärkeäksi osaksi Fiblonin arkea ja siitä haluttiin myös kertoa julkisesti.
Tuanoi, tarttisko täst ny joku raportti värkät?
Vastuullisuusraportoinnille oli siis selkeä tarve ja tilaus. Annen mukaan Fiblonilla – kuten monilla pk-yrityksillä – haasteena oli kuitenkin korkea ensimmäinen rappunen: mistä aloittaa? Miten raportti oikein tehdään? Annen avuksi osui satakuntalaisille pk-yrityksille sorvattu vastuullisen liiketoiminnan hanke, jonka kautta Anne sai tarvitsemaansa apua ja tukea ensimmäisen GRI-raportin julkaisuun. Pk-yrityksille asiantuntija- ja vertaistuki raportoinnin aloittamisessa onkin todella arvokasta, sillä oma ydinosaaminen on yleensä jossain aivan toisaalla (ja hyvä niin!). Itsekseen haravoimalla ja tusaamalla raportista voi helposti tulla jotain muuta, kuin oli tarkoitus. Eikä lopputulema oikein palvele ketään.
Raportin teko ja sen tulokset yllättivät Fiblonin väen positiivisesti.
– Suurin oivallus oli, että meillähän on jo monet asiat tehty ja kunnossa! Me ei vaan tiedetty, tai osattu kertoa, Anne naurahtaa. Annelle raportti onkin todellinen kerronnan väline, monien asiakkaiden kyselyt ja tietopyynnöt voidaan taklata antamalla heille raportin.
Raportin avulla pystyy helposti ja tehokkaasti vastaamaan asiakkaiden tietopyyntöihin.
– Tuossa on raportti, sieltä löytyy!
Paitsi että raportille oli selkeä tarve, sillä on myös selkeä tavoite. Raportoinnin avulla Fiblon haluaa kertoa miten asiat yrityksessä nähdään ja miten ne käytännössä toteutetaan. Ensi alkuun viesti oli suunnattu asiakkaille, matkanvarrella on kuitenkin oivallettu raportoinnin arvo myös sisäisesti.
– Raportti on meille väline yrityksen kehittämiseen. Se on työkalu tavoitteiden ja tulosten vertailuun. Raporttia käytetään myös sisäiseen viestintään, sen avulla henkilöstö näkee selvästi mitä on saavutettu. Vastuullisuus on viestinnän ykkösasioita, joten raportti on meille viestinnän perusväline, Anne kuvailee.
Mistä siellä raportissa sitten oikein kerrotaan?
Kun vastuullisuusraporttia lähdetään tekemään, pelkkä lähteminen ei oikein riitä. Raportin sisältö tulisi miettiä melko tarkasti etukäteen, jotta koko touhussa olisi jotain järkeä. Ja lisäarvoa. Mitä asioita raportissa halutaan kertoa, mitä tietoja raporttiin oikein tarvitaan? Fiblonin vastuullisuusraportti rakentuu neljän pääteeman ympärille. Nämä teemat ovat myös Fiblonin arvot. Anne, kumpi oli ensin – muna vai kana?
– Arvot olivat ensin, Anne sanoo. Ennen raportin tekoa emme olleet oivaltaneet, että vastuullisuusasiat olivat jo suoraan meidän arvoissa. Myöskään arvojen taustalla ei ollut tietoista vastuullisuuden mukaan liimaamista, vaan asiat ovat yhtiön tavassa toimia – vastuullisuus on osa meidän arkipäivää.
– Raportissa siis kerrotaan niistä asioista, jotka ovat pöydällä muutenkin kokoajan, Anne korostaa. Myös alkuvuodesta tehty olennaisten teemojen selvitys vahvisti näkemystä, että raportissa on kerrottu oikeista asioista. Melkein petyin olennaisuusanalyysin tuloksiin, siellä ei tullut esille mitään uutta ja hienoa, Anne nauraa.
Jos olennaisuuksien määrittely ei tuonut mitään uutta, onko raportti sitten tuonut mitään lisäarvoa raportin tekijälle?
– Raportointiprosessi on tuonut ihan hirveästi lisää meille! Moni asia olisi jäänyt huomaamatta ilman raporttia, Anne kuvailee. Etenkin asioiden ja tekemisten keskinäiset suhteet ovat kirkastuneet meille uudella tavalla. Ristikkäisten suhteiden tunnistamisella voidaan ehkäistä osaoptimointia, joka voi aiheuttaa suurta vaivaa, tai vaikkapa hävikkiä ja kohonneita kustannuksia toisaalla organisaatiossa. Raportin koostaminen ja tietojen keruu on auttanut meitä myös näkemään asioita monelta kantilta ja vahvistanut, että olemme oikealla tiellä.
Vertailu kavereihin – yllättävän vaikeaa
Mistä sen sitten tietää, onko raportti hyvä?
– Ainakin meillä se toiminut ensimmäisessä tarkoituksessaan todella hyvin, olemme päässeet eroon lomakkeiden yksitellen täyttämisestä. Eikä asiakkailta juurikaan enää tule lisäkyselyitä, kun olemme toimittaneet heille raportin. Toisaalta, emme ole oikein Suomesta löytäneet vastaavan kokoista verrokkiyhtiötä, johon voisimme raporttiamme peilailla. Olemme vähän yksinäinen tien kulkija, Anne kertoo.
Pk-yritysten vastuullisuusraportit ovatkin edelleen harvinaisuus ja myös mahdollisten olemassa olevien raporttien löytäminen on yllättävän haastavaa. Esimerkiksi GRI:n ylläpitämästä raporttien tietokannassa on vuodelta 2015 vain 6 suomalaisten pk-yritysten raporttia ja esimerkiksi Fiblonin raporttia ei tästä joukosta löydy. Kissanhännän ja raporttien esille nostamisessa olisikin vielä parantamisen varaa. Pelkästään firman nettisivuille laitettu raportti jää helposti yksin odottelemaan lukijaa.
Toisaalta pk-yrityksissä vastuullisuus voi olla hyvinkin sisäänrakennettua ja päivittäistä toimintatapaa ohjaava, mutta siitä eri erikseen tehdä numeroa – tai raporttia. (Esimerkkejä pk-firmojen ”strategisesta vastuullisuudesta” löytyy esim. tästä Sitran julkaisusta.)
Yllä mainitussa julkaisussa esitellyistä keskisuurista firmoista usea julkaisee GRI-raportin, mutta niitä ei kyllä löydy muuten, kuin etsimällä kyseisten firmojen sivuilta. Näin verrokkiraporttien löytäminen on yllättävänkin hankalaa, etenkin jos ei tunne sopivia verrokkeja etukäteen nimeltä. Isojen firmojen raporttien kanssa vertailu taas ei välttämättä ole kovin hedelmällistä, harvempi pk-firma pyrkii haastamaan Keskoa syksyn raportointikisassa.
Julkaistu raportti tulee todennäköisemmin luetuksi, jos lukija löytää sen!
Fiblon on valinnut raporttinsa julkaisutahdiksi 2 vuotta, mikä voi olla oiva idea myös muille pienillä resursseilla raportoiville. Kun raportteja on nyt takana kolme kappaletta, onko jotain opittu ja kehitys kehittynyt? Millaisena Anne näet seuraavan raportin, tuuppaatteko julkaisun täyteen G4-tunnuslukuja ja taulukoita?
– Olemme oppineet raportoimaan ja se sujuu jo hyvällä rutiinilla. Haluamme kuitenkin kehittyä ja seuraavasta raportista haluaisin aiempaa laajemman ja toivottavasti myös paremman. Meitä ei onneksi kukaan pakota tekemään juuri GRI:n mukaista raporttia, joten voimme tehdä sen vapaamuotoisemmin ja kevyemmin. Aiomme lisätä raporttiin tarinoita ja pyrimme kertomaan paremmin miten me oikein toimimme. Raportin julkaisumuotoa ei ole vielä päätetty, myös verkkoraportti kiinnostaa, Anne tuumailee.
Aurinko porottaa ja meren aallot loiskuttelevat Yyterin rantaan. Istuskelen pehmeällä sannalla ja pohdin äsken kokemaani oivallusta. Pienen yrityksen raportointi voi toimia todella (kustannus)tehokkaana työvälineenä ulkoa tulevia vaatimuksia varten. Lisäksi raporttia voidaan hyödyntää sisäisenä työkaluna, etenkin jos se heijastelee yrityksen oikeita arvoja ja tapaa toimia. Mikäli raportin tekoon siis päädytään, tärkeintä on että raportin sisältö valitaan oikein. Tyhjyyksiä humiseva näennäisraportointi ei hyödytä ketään.
Kiitos Anne, tämä oli todella valaiseva juttutuokio!
Kun vastuullisuusraporttien kukkimisaika alkaa tältä vuodelta olla ohi, niin onkin hyvä hetki vetää vähän henkeä. Ja ihmetellä mihin sitä ollaan oikein menossa.
Vastuullisuusraportoinnin kiihtyvän kehityslaukan myötä tuntuu, että pian enemmän energiaa käytetään nippelitietojen pilkuntarkkaan raportointiin ja taulukointiin, kuin siihen tärkeimpään, eli vastuulliseen liiketoimintaan. Miten tässä oikein näin on käynyt? Johtuuko se raportointiohjeiden ja varmentajien entistä tiukemmasta hirttäytymisestä täsmälliseen muodollisuuteen? Vai raportoijien pelosta, että muunlainen raportointi olisi väärin?
Tämän kehityksen taustalla vaikuttanee GRI:n ylevä tavoite tehdä vastuullisuusraportoinnista yhtä täsmällistä ja vertailukelpoista kuin talousraportointi. Mutta onko se oikeasti tavoittelemisen arvoinen tavoite – onko homma mennyt jo vähän överiksi? Taloustaustaisten ihmisten mielestä kehityskulku on tietenkin oikein. Epätarkkojen tietojen raportointihan aiheuttaa helposti hyperventilaatiota. Insinööritaustaisille sen sijaan mutkat suoriksi -lähestyminen olisi luontaisempaa: detaljien viilauksen sijaan tärkeämpää on toimiva lopputulos.
Selailin kesän aikana tuoreimpia suomalaisia GRI-raportteja ja totesin olevani insinöörinäkemykseni kanssa selkeästi yksinäinen. Raporteista on tullut, sanoisinko, aikamoisia. Miksi raportit ovat muuttuneet kankeiksi, kuiviksi taulukko- ja detaljivyörytyksiksi? Sitäkö lukijat toivovat? Onko se sitä avoimuutta ja läpinäkyvyyttä?
Kun vastuullisuusraportoinnin isoa kuvaa hahmottaa, marssijärjestys on näkemykseni mukaan seuraava:
Ymmärretään toiminnan vaikutukset ja toimitaan vastuullisesti
Raportoidaan tärkeimmistä vaikutuksista ymmärrettävästi
Raportoidaan luotettavia ja oikein laskettuja tietoja sekä noudatetaan (kenties) jotakin raportointimallia
Eli kaikkein tärkeintä on, että yritys ymmärtää vastuunsa ja toimii tyylikkäästi. Vasta sen jälkeen on jossain määrin tärkeää raportoida aikaansaannoksista. Tämä lienee itsestään selvää. Aivan yhtä selkeää ei kuitenkaan ole enää kakkos- ja kolmoskohdat, etenkään niiden järjestys.
Onko tärkeämpää raportoida desimaalin tarkkuudella täsmälleen oikein ja GRI:n mukaisesti – vai kertoa toiminnasta sekä sen vaikutuksista ymmärrettävästi ja kiinnostavasti?
Itse kannatan ehdottomasti ymmärrettävyyden – joka sisältää myös kiinnostavuuden – priorisoimista. En vain ymmärrä miksi tehdä raporttia, jota kukaan ei viitsi lukea. Eikö raportoidun tiedon arvo ole silloin melkolailla nolla?
Oletusarvoisestihan (jos palataan hetkeksi takaisin kohtaan yksi) vastuullisuusraportoinnissa pyritään aina raportoimaan tietoja, jotka ovat oikein ja luotettavia. Mutta onko todella vastuullisen toiminnan ja raportin ymmärtämisen kannalta kriittisempää se, että energiankulutus oli vuonna 2014 täsmälleen 5 987 435,57 MWh, vai sittenkin kuvaus ”vuonna 2014 energiankulutusta saatiin vähennettyä noin 5% uusien tehokkaampien vehkeiden käyttöönoton ansiosta, josta kerromme lisää kiinnostavan casen avulla sivulla 7”?
Kuinka usein muistat taulukoissa ja tekstien seassa mainitut luvut? Tai edes oikeastaan vilkaiset niitä? Hahmotitko onko se paljon vai vähän? Vai jäikö sittenkin mieleen se tarina, jossa kerrottiin miten yritys oli toiminut?
Mutta lopulta se on usein vasta listan kolmas kohta, jossa puurot ja vellit alkavat mennä todella sekaisin. Ja tärkein, eli vastuullinen toiminta meinaa unohtua.
Raportoinnin loppumetreillä käytetään monissa firmoissa todella paljon useiden ihmisten aikaa ja vaivaa yksittäisten lukujen etsimiseen, uudelleen laskemiseen, tarkistamiseen ja pyörittelyyn. Ja kaiken tämän tusaamisen jäljiltä raporttiin saadaan lukuja, jotka ovat (ehkä) täsmälleen oikein, mutta raportin lukija ei välttämättä niistä juurikaan ymmärrä, tai edes huomaa niitä! Ja pahimmillaan näitä lukuja ei edes käytetä sisäisesti (eikä etenkään ulkoisesti) yhtään mihinkään, vaan ne kerätään raporttiin väkisin, jotta varmentaja/GRI olisi tyytyväinen. En kutsuisi tätä ihan win-win -sitsueissöniksi.
Myös GRI:n mukaisuus saatetaan kokea jonkinlaisena raportoinnin itseistarkoituksena. Ja jotkut jopa kertovat tietyn GRI:n tason (”core” tai ”comprehensive”) olevan raportoinnin tavoitteena. Miten oppikirjanmukaisuus voi olla tavoitteena? Miten sen tekee yrityksestä vastuullisemman, tai raportista avoimen ja korkeatasoisen?
Oppikirjan rivi riviltä lukemisen kääntöpuolella on juuri se ylenpalttinen tusaaminen, epärelevanttien tietojen kasaaminen valtaviin taulukoihin ja näennäisavoin raportointi, jossa kaavamaisesti luetellaan että yrityksellä on hallitus ja johtamisjärjestelmä ja kirsikkana vielä kakun päällä peräti ISO 14 000 sertifikaatti! Voi miten mahdottoman kiinnostavaa, avointa ja vastuullista! (tätä aihetta sivusin blogissa jo aiemmin: Mihin punainen lanka katosi?).
Tokihan tietojen keräämiseen ja oikeellisuuden eteen kannattaa aina nähdä vaivaa, mutta rajansa siinäkin. Ja tämä raja on hyvä ihan tietoisesti vetää. Onko oikeasti vastuullista työajan ja firman rahojen käyttämistä hinkata loputtomiin yksittäisiä lukuja ja tietoja raporttiin? Voisiko ajan ja vaivan hyödyntää johonkin järkevämpään? Voisiko pilkulleen olevan luvun sijaan saman asian kertoa case-tarinan, tai vaikka infografiikan avulla vähän yleisemmällä tasolla, mutta huomattavan paljon ymmärrettävämmin? Ja kustannustehokkaammin?
En siis tietenkään suosittele raportoimaan epämääräisiä tietoja, tai miten sattuu. Sen sijaan suosittelen lämpimästi raportoimaan siitä mikä on oikeasti tärkeää niin, että lukija ymmärtää sen. Jos jotakin raporttiin tulevaa tietoa pitää etsiä kissojen ja koirien avustuksella edellisenä iltana ja koostaa valtaviin taulukoihin, voisi olla paikallaan pysähtyä pohtimaan: onko tämä oikeasti tärkeä tieto? Seurataanko sen avulla jotain ja onko sille tavoite? Vai kasataanko tietoja ihan vaan sen vuoksi, että GRI tai varmentaja niin käski?
Entäpä jos rohkeasti linjattaisiin, että seuraavassa raportissa tavoitteena on kiinnostava ja selkeä sisältö. Lisäksi raportoimme vain niitä tietoja, joita oikeasti seuraamme muutenkin vuoden aikana.
Mitä jos oppikirjan kirjaimen täyttämisen sijaan kanavoisi ajan ja energian johonkin hyödyllisempään? – Minusta se olisi vastuullista.
Vielä kesä jatkuu aurinkoisena ja siitä nauttikaamme!
Vinhassa on syksyyn valmistauduttu jo – paitsi täyttämällä pakastin marjoilla – hahmottelemalla blogiin juttusarjaa GRI-raportoinnin parhaista paloista ja vinkeistä. Lisäksi luvassa mielenkiintoisia haastatteluja muun muassa tekstiiliteollisuuden ja matkailun maailmasta.
Mikäli GRI G4-valmiuksissa on tarpeita uudelle ja entistä syvemmälle osaamiselle, Vinha tarjoaa välineet. Koulutuspäivien lisäksi tarjolla myös yksityisopetusta! Kysy ihmeessä lisää (kaisa@ratkaisutoimisto.com)
Vastuullisuusraportoinnissa on tavattu (etenkin GRI-ohjeiston uusimman G4-oppaan myötä) nojata ns. olennaisuuden periaatteeseen. Ajatuksena on, että tunnistamalla ja määrittelemällä mikä on oikeasti tärkeää sekä rajaamalla raportin sisältö koskemaan vain näitä asioita yritys voi myös keskittyä – sekä tekemisessään, että viestinnässään – vain tärkeimpiin asioihin. Ja jonnin joutavuudet voidaan jättää pois (sillä niiden tekeminen ja viestintä vaatii yhtälailla resursseja – mutta niistä ei ole mitään lisäarvoa kenellekään).
Miten tämä suht yksinkertainen ajatus ei kuitenkaan aina näy raporteissa? Mihin punainen lanka katoaa? Miksi raporteissa on usein aivan turhaa tietoa kerättynä taulukoihin ja listattuna sivukaupalla?
Askelmerkit raportin laadinnassahan ovat usein selvät:
Ensin tehdään jonkinlainen selvitys, konsulttien kesken sitä kutsutaan olennaisuusanalyysiksi. Yhtälailla sitä voi kutsua tärkeimpien asioiden kirkastamiseksi, tai vaikka keihäänkärkien teroittamiseksi. Suomeksi sanottuna määritetään mikä on tärkeää ja mikä on vähemmän tärkeää. Ja mikä ei ole ollenkaan tärkeää meidän yritykselle. (itse pidän etenkin tuosta viimeisimmästä, kun ihan oikeasti voidaan rajata, että tietyt asiat eivät ole kovinkaan relevantteja. Ja päätetään jättää ne pois agendalta)
Kun tiedetään mikä on tärkeää: raportoidaan vain ja ainoastaan siitä.
Kuulostaa helpolta, mutta yllättävän usein kakkosvaiheessa aletaan haparoimaan, pelaamaan varman päälle, tai mikä pahinta: ollaan kuin lastu lainehilla erilaisten raportointiohjeiden, neuvojen ja vaatimusten ristiaallokossa. Ja lopputulemana raportissa on kaikenlaista, varuilta vähän sitä ja tätä ja vielä voimakastahtoisen yksikönpäällikön tai varmentajan vaatimuksesta jotain aivan toopea, jolla ei ole mitään yhteyttä tärkeiksi linjattuihin asioihin.
Miksi tähän haparointiin sitten sorrutaan? Oman empiirisen ja hyvin epätieteellisen analyysin perusteella tärkeimpiä syitä ovat:
Epävarmuus. Jos GRI-ohjeistoa ja raportointimaailmaa ei tunne kovin hyvin, vaatii uskallusta lähteä soveltamaan (soveltamisestahan GRI-raportoinnissa on lopulta kuitenkin kyse!) ja tekemään oman näköistä raporttia.
Epävarmuus 2. Jos GRI-ohjeistoa ei tunne kovin hyvin, jää helposti vaatimuksia esittävien tahojen tallomaksi. Vaikka linjaukset tärkeistä asioista ja raportin sisällöstä olisi olemassa, silti raporttiin usein väkisin työnnetään tietoja, jotka eivät tuo mitään lisäarvoa (vaan usein päinvastoin!) ihan vain siksi, että joku kovaääninen niin vaatii. Vaatimus ei yleensä perustu tärkeisiin asioihin itseensä, vaan johonkin ulkokultaiseen, kuten GRI:n mukaisuuteen, tai päähänpinttymiin.
Epävarmuus 3. Jos GRI-ohjeistoa ei tunne kovin hyvin, on paljon helpompi varmuuden vuoksi tuupata raporttiin kaikki tieto mitä sattuu olemaan, tai mitä ohjeistossa pyydetään. Eipä sitten ainakaanmene väärin!
Epävarmuus 4 ja perisuomalainen usko auktoriteetteihin. Jos kerran GRI-ohjeistuksessa jotain sanotaan (esim. työtapaturmat ja poissaolot pitäisi raportoida kaiken lisäksi sukupuolen mukaan jaoteltuna!), sitä pidetään ehdottomana vaatimuksena hyvälle ja oikealle raportoinnille. – Mihin unohtui ajatus olennaisuudesta? Jos tietoa ei edes ole koskaan kerätty (esim. juuri sukupuolen mukaan jaoteltuna, joka kuulostaa aivan vitsiltä, toim. huom.) miten se voi yhtäkkiä muuttua tärkeäksi vain sen takia, että GRI:n mukaan niin pitäisi raportoida?
Analyysin perusteella voisi helposti tulkita, että hyvän vastuullisuusraportin tuottamiseksi vaaditaan syvä GRI-maailman tuntemus ja paljon dataa. Itse tulkitsen, että tarvitaan ennen kaikkea rohkeutta ja lujuutta! Rohkeutta vetää rajat, määrittää selkeä suunta johon kuljetaan ja lujuutta pysyä valitulla tiellä! – Ja tässä auttaa nimenomaan huolellinen olennaisten asioiden määrittely.
Pysy rohkeana, pysy lujana!
Tärkeimpien asioiden kirkastaminen on se selkänoja ja tuki, johon voi tuiskussa ja tuulessa nojata. Teemme näin, koska. Ja ei, emme laita tuota tietoa raporttiin, sillä.
Tulevia raportteja silmällä pitäen, rohkaisenkin kaikkia raportointiin osallistuvia: uskalla soveltaa, jättää asioita pois ja keskittää kaikki tarmo niihin asioihin, joilla oikeasti on väliä. Hyvä siitä tulee!
