Yritysvastuuraportoinnissa tärkeimpien asioiden arvioinnissa, konsulttikielellä olennaisuusanalyysissä, varsin suosittu menetelmä on olennaisuusmatriisin käyttö.
Suuri väärinkäsitys!
Olennaisuusmatriisissa asioiden tärkeyttä arvioidaan kahdella akselilla, joista toinen mittaa sidosryhmien odotuksia ja huolenaiheita ja toinen akseli yrityksen toiminnan aiheuttamien vaikutusten merkittävyyttä. Ja juuri tähän, kriittisen kohtaan, liittyy suuri väärinkäsitys! Matriisin teossa on tärkeä huomata, että tarkoitus on arvioida niiden vaikutusten merkittävyyttä ja suuruutta, joita yrityksen toiminnasta aiheutuu ulospäin, ympäröivään yhteiskuntaan ja ympäristöön, ei organisaatioon itseensä.
Virheellinen tulkinta ja varsin yleinen tapa on arvioida taloudellisten, sosiaalisten ja ympäristövaikutusten merkitystä organisaation omalta kannalta. Eli millainen vaikutus asioilla on raportoivan yrityksen liiketoimintaan. Tämä väärinymmärrys juontaa GRI G3-version ajoilta, jolloin ohjeistus olennaisuuden määrittelyyn oli jokseenkin laveaa. Kun ensimmäiset raportoijat tulkitsivat ”vaikutusten merkittävyyden” nimenomaan itseensä päin kohdistuvana, niin muut raportoijat seurasivat kiltisti perässä. Ja jostain syystä myös yritysvastuukonsultit edelleen tuuppaavat tätä tulkintaa markkinoille, vaikkei varmaankaan enää tarvisi.
(Ei näin)
Toistan varmuuden vuoksi: olennaisuuden määrittelyssä tulee arvioida niiden vaikutusten merkittävyyttä ja suuruutta, joita yrityksen toiminnasta aiheutuu ympäröivään yhteiskuntaan ja ympäristöön. Ei yrityksen omaan liiketoimintaan. Tämä virheellinen tulkinta olisi hyvä korjata viimeistään nyt GRI-standardin mukaisessa raportoinnissa. GRI on jopa julkaissut standardin myötä omilla nettisivuillaan tarkennuksen asiasta.
Jos matriisin on tehnyt vanhan liiton tulkinnalla, on tässä sopivasti vuosi aikaa päivittää asia kuntoon. Todennäköisesti monet olennaiseksi tunnistetut asiat pysyvät korkealla, riippumatta mistä vinkkelistä niiden tärkeyttä on tarkasteltu. Uudelleenarviointi voi kuitenkin tuoda matriisin nurkalle sekä sisään että ulos suuntautuvaa trafiikkia, ja asioiden painoarvo voi muuttua. Sen vuoksi uudelleenarviossa on hyvä tehdä muutakin, kuin vaaka-akselin nimen korjaus.
PS. Nimenomaan matriisin käyttö ei suinkaan ole pakollista olennaisuusarvioinnissa, eikä matriisin käyttö takaa analyysille parempaa lopputulosta johonkin toiseen menetelmään verrattuna. Nyt voikin olla mainio hetki ottaa käyttöön uudenlaisia arviointitapoja, hiphei!
Vastuullisuusraportoinnissa on tavattu (etenkin GRI-ohjeiston uusimman G4-oppaan myötä) nojata ns. olennaisuuden periaatteeseen. Ajatuksena on, että tunnistamalla ja määrittelemällä mikä on oikeasti tärkeää sekä rajaamalla raportin sisältö koskemaan vain näitä asioita yritys voi myös keskittyä – sekä tekemisessään, että viestinnässään – vain tärkeimpiin asioihin. Ja jonnin joutavuudet voidaan jättää pois (sillä niiden tekeminen ja viestintä vaatii yhtälailla resursseja – mutta niistä ei ole mitään lisäarvoa kenellekään).
Miten tämä suht yksinkertainen ajatus ei kuitenkaan aina näy raporteissa? Mihin punainen lanka katoaa? Miksi raporteissa on usein aivan turhaa tietoa kerättynä taulukoihin ja listattuna sivukaupalla?
Askelmerkit raportin laadinnassahan ovat usein selvät:
Ensin tehdään jonkinlainen selvitys, konsulttien kesken sitä kutsutaan olennaisuusanalyysiksi. Yhtälailla sitä voi kutsua tärkeimpien asioiden kirkastamiseksi, tai vaikka keihäänkärkien teroittamiseksi. Suomeksi sanottuna määritetään mikä on tärkeää ja mikä on vähemmän tärkeää. Ja mikä ei ole ollenkaan tärkeää meidän yritykselle. (itse pidän etenkin tuosta viimeisimmästä, kun ihan oikeasti voidaan rajata, että tietyt asiat eivät ole kovinkaan relevantteja. Ja päätetään jättää ne pois agendalta)
Kun tiedetään mikä on tärkeää: raportoidaan vain ja ainoastaan siitä.
Kuulostaa helpolta, mutta yllättävän usein kakkosvaiheessa aletaan haparoimaan, pelaamaan varman päälle, tai mikä pahinta: ollaan kuin lastu lainehilla erilaisten raportointiohjeiden, neuvojen ja vaatimusten ristiaallokossa. Ja lopputulemana raportissa on kaikenlaista, varuilta vähän sitä ja tätä ja vielä voimakastahtoisen yksikönpäällikön tai varmentajan vaatimuksesta jotain aivan toopea, jolla ei ole mitään yhteyttä tärkeiksi linjattuihin asioihin.
Miksi tähän haparointiin sitten sorrutaan? Oman empiirisen ja hyvin epätieteellisen analyysin perusteella tärkeimpiä syitä ovat:
Epävarmuus. Jos GRI-ohjeistoa ja raportointimaailmaa ei tunne kovin hyvin, vaatii uskallusta lähteä soveltamaan (soveltamisestahan GRI-raportoinnissa on lopulta kuitenkin kyse!) ja tekemään oman näköistä raporttia.
Epävarmuus 2. Jos GRI-ohjeistoa ei tunne kovin hyvin, jää helposti vaatimuksia esittävien tahojen tallomaksi. Vaikka linjaukset tärkeistä asioista ja raportin sisällöstä olisi olemassa, silti raporttiin usein väkisin työnnetään tietoja, jotka eivät tuo mitään lisäarvoa (vaan usein päinvastoin!) ihan vain siksi, että joku kovaääninen niin vaatii. Vaatimus ei yleensä perustu tärkeisiin asioihin itseensä, vaan johonkin ulkokultaiseen, kuten GRI:n mukaisuuteen, tai päähänpinttymiin.
Epävarmuus 3. Jos GRI-ohjeistoa ei tunne kovin hyvin, on paljon helpompi varmuuden vuoksi tuupata raporttiin kaikki tieto mitä sattuu olemaan, tai mitä ohjeistossa pyydetään. Eipä sitten ainakaanmene väärin!
Epävarmuus 4 ja perisuomalainen usko auktoriteetteihin. Jos kerran GRI-ohjeistuksessa jotain sanotaan (esim. työtapaturmat ja poissaolot pitäisi raportoida kaiken lisäksi sukupuolen mukaan jaoteltuna!), sitä pidetään ehdottomana vaatimuksena hyvälle ja oikealle raportoinnille. – Mihin unohtui ajatus olennaisuudesta? Jos tietoa ei edes ole koskaan kerätty (esim. juuri sukupuolen mukaan jaoteltuna, joka kuulostaa aivan vitsiltä, toim. huom.) miten se voi yhtäkkiä muuttua tärkeäksi vain sen takia, että GRI:n mukaan niin pitäisi raportoida?
Analyysin perusteella voisi helposti tulkita, että hyvän vastuullisuusraportin tuottamiseksi vaaditaan syvä GRI-maailman tuntemus ja paljon dataa. Itse tulkitsen, että tarvitaan ennen kaikkea rohkeutta ja lujuutta! Rohkeutta vetää rajat, määrittää selkeä suunta johon kuljetaan ja lujuutta pysyä valitulla tiellä! – Ja tässä auttaa nimenomaan huolellinen olennaisten asioiden määrittely.
Pysy rohkeana, pysy lujana!
Tärkeimpien asioiden kirkastaminen on se selkänoja ja tuki, johon voi tuiskussa ja tuulessa nojata. Teemme näin, koska. Ja ei, emme laita tuota tietoa raporttiin, sillä.
Tulevia raportteja silmällä pitäen, rohkaisenkin kaikkia raportointiin osallistuvia: uskalla soveltaa, jättää asioita pois ja keskittää kaikki tarmo niihin asioihin, joilla oikeasti on väliä. Hyvä siitä tulee!
Viime vuosina harva on voinut välttyä joka tuutista puskevalta yritysvastuu-rummutukselta. Vastuullisuus on tärkeää ja vastuulliset firmat takovat parempaa tulosta. Ja vastuuttomat firmat löytävät pian edestään sen, minkä taakseen jättivät! Ja niin edelleen.
Joten ei ihmekään, että yksi jos toinenkin yritys on lähtenyt – joko omasta tahdostaan, tai hallituksen pj:n käskemänä – kiireesti harppomaan vastuullisuuspolulle. Ja saavutukset ovatkin usein juuri sen mukaisia.
Kiireisessä ja ylhäältä käsketyssä vastuullisuuden tavoittelussa unohtuu usein yksi tärkeimmistä: pohdinta mitä vastuullisuus oikeastaan meille tarkoittaa?
Tunnista omasi, kirkasta näkymä
Vastuullisuus tarkoittaa vastuuta yrityksen sosiaalisista, taloudellisista ja ympäristövaikutuksista!
Hohhoijjaa. Tätä rimpsukkaa ja epämääräistä latteutta on hoettu viime vuodet niin tarmokkaasti, että se kuulostaa, no, lähinnä vitsiltä. Ongelma tässä yleisessä vastuullisuuden määrittelyssä on, että se ei tarkoita oikeastaan mitään. Se ei saa ketään innostumaan.
Eikä se etenkään kerro mihin toimeen tulisi seuraavaksi tarttua ja miten tuloksia mitataan.
Vastuullisuuspolun alussa tärkeintä onkin pohtia: mitä oikein olemme tekemässä ja mihin tähtäämme?
Suunnistajakaan ei voi sännätä maastoon letti sojossa etsimään rasteja, ilman karttaa ja suunnitelmaa. Ilman näkemystä missä rasti oikeastaan on, millainen reitti sinne on kuljettava ja miten rastin aikoo löytää. Tai voi toki, tuloksenkin voi varmasti arvata jo ennalta.
Vastuullinen yritys pohtii, punnitsee ja harkitsee tarkoin: mitä vastuullisuus meille ja meidän toiminnassamme tarkoittaa? Mihin oikein tähtäämme ja mitä meidän oikeastaan pitäisi parantaa? Liian usein niin pk-yritykset kuin pörssifirmatkin varmuuden vuoksi pyrkivät olemaan ”vähän kaikkea” ilman varsinaista suunnitelmaa, mihin oikeastaan tähdätään. Ja miksi. Tai vielä irvokkaampaa: julistetaan nettisivuilla resurssitehokkuuden ja sosiaalisen vastuun olevan toiminnan kulmakivet. Mutta tämä ei näy firman päivittäisessä toiminnassa mitenkään ja seuranta perustuu lähinnä siihen, onko sähkölaskut ja palkat maksettu.
Tuumasta toimeen!
Ensimmäinen tehtävä on siis määritellä mitä vastuullisuus meille tarkoittaa. En ole vielä törmännyt yhteenkään yritykseen, jolle vastuullisuus oikeasti tarkoittaisi kaikkea mahdollista, mitä vastuullisuusoppaissa (kuten GRI-raportointiohjeissa, tai sosiaalisen vastuun standardi ISO 26 000:ssa) luetellaan. Nämä listat tulisi nähdä inspiraationa, joista ensi töikseen voi ruksia yli kaikki epärelevantit. Ja sen jälkeen paneutua tarkemmin niihin, jotka voi(si)vat olla tärkeitä asioita.
Yhtä lailla, kuten yrityksen strategian laadinnassa määritellään mitä yritys tavoittelee ja missä peleissä ollaan mukana, näin tulisi toimia myös vastuullisuudessa. Vastuullinen yritys ymmärtää mihin sen tulee keskittyä ja missä asioissa se haluaa saada parannuksia aikaan. Ja myös seuraa (numeerisesti) näiden asioiden kehitystä. Ja yhtä lailla ymmärtää myös mihin resursseja ei kannata haaskata.
Valintoja – mutta millä kriteereillä?
Vastuullisuuden painopisteiden valinnoissa ja pohdinnoissa (konsulttikielellä: olennaisuustarkastelussa) käytetään usein nyrkkisääntönä kahta akselia:
1) Toiminnan tärkeimmät vaikutukset niin ympäristöön, kuin ympäröivään yhteiskuntaankin (ei siis pelkästään yrityksen omaan bisnekseen)
2) Yrityksen tärkeimpien sidosryhmien odotukset asioista, joiden hoito tulee olla kunnossa
Näitä kahta näkövinkkeliä toisiinsa vertailemalla pystytään melko helpostikin tunnistamaan asioita, joiden tulisi olla kunnossa. Tai ainakin seurannassa ja kehityksen kohteena. Näitä kutsutaan konsulttikielellä olennaisiksi näkökohdiksi (eng. material aspects).
Suomeksihan asian voisi ilmaista esim. näinkin monimutkaisesti:
Tärkeimmät jutut, jotka meidän tulee hoitaa kunnolla.
Entä jos puhuttaisiinkin suomea?
Kuten jo alussa mainittiinkin, vastuullisuuden määrittelyn kompastuskiviä on, että se ei tarkoita oikeastaan mitään, eikä saa ketään innostumaan. Yksi syy lienee alan terminologia, joka on yhtä mukaansatempaavaa ja ymmärrettävää kuin verolainsäädännön oppaat ja konsulttipuppu (eli se todennäköisesti maksaa paljon ja enpä ymmärtänyt siitä juuri mitään). Eikä se etenkään kerro mihin toimeen tulisi seuraavaksi tarttua ja miten tuloksia mitataan.
Tämän vuoksi vastuullisuuden määrittelyssä olisikin paikallaan ottaa käyttöön vielä kolmas kriteeri:
3) Valitut vastuullisuuden painopisteet ovat konkreettisia ja ymmärrettäviä, jotta toimiin voidaan tarttua ja tuloksia mitata.
Eli ryhdytäänkin puhumaan ”merkittävien ympäristövastuiden ja -varausten” ja ”sosiaalisen vastuun toimenpideohjelmien seurannan” sijaan suomea ja kerrotaan pilaantuneiden maa-alueiden kunnostukseen varatuista varoista, tai työpaikan ilmapiiristä ja poissaolojen puolittumisesta.
Möttösen Konepajalla sosiaalinen vastuu voi olla suomeksi sanottuna turvalliset ja toimivat olosuhteet, joiden avulla firmassa työskentelee tyytyväisiä työtekijöitä, joilla on oikeanlaiset ja hyvät työvälineet. Ja reilu esimies.
Tai kuten DNA Oy on oivallisesti määritellyt osana vastuullisen työnantajan rooliaan Mutkattoman työ –konseptin:
Mutkaton työ perustuu joustavuuteen ja luottamukseen, ja mobiilityöpisteissä työskentelevä henkilöstö päättää itse työnteon paikan ilman erillistä sopimista esimiehen kanssa.
Huomasitko? Tämänhän ymmärsi! Ja se on kaiken lisäksi innostavaa.
Ei se niin vaikeaa ole, pyyhitään vain huuru linsseistä ja palataan takaisin maanpinnalle. Tervetuloa!
