Ratkaisutoimisto Vinha

  • Sparraus
  • Puhuja
  • Kirjoja
  • Blogi
  • Yhteystiedot
  • In English

vastuullisuusraportointi

Vauvan kakkajutut eivät kiinnosta kavereitasi!

Somen valtakaudella tiedon, etenkin hyvin epäkiinnostavan tiedon, jakaminen on räjähtänyt käsiin. Mikäpä helpompaa ja kivempaa, kun tuutata feisbuukkiin tiedot vauvan kakkaamisesta, olohuoneessa odottavista pyykkivuorista ja siitä mitä tänään tuli syötyä. Siitä viis, kiinnostavatko nämä jaetut informaatiot varsinaisesti ketään omien seinien ulkopuolella, mutta ajattelin nyt kuitenkin ne kertoa!

Sama logiikka pätee myös yritysten viestintään. Tietyt asiat ovat tärkeitä vain sisäisesti – ulkopuolisille ne ovat täysin jonnin joutavaa ilmatilan tukkimista. Jostain syystä tätä tiedon kaatamista kottikärryillä harrastetaan etenkin vastuuraportoinnissa. Raportteihin kipataan kaikenlaista daa-da daa-daa, joka ikään kuin välittää tarinaa vastuullisesta, rohkeasta ja asiaan paneutuneesta yrityksestä.

Väärin. Se välittää viestin lukijaa aliarvioivasta, ohjekirjaan ripustautuneesta kirjoituskoneen naputtajasta.

Tietyt asiat ovat tärkeitä vain sisäisesti – ulkopuolisille ne ovat täysin jonnin joutavia

Jätä siis kakkajutut kertomatta, pliis

Tietyt asiat voivat olla hyvinkin tarpeellisia ja hyödyllisiä sisäisessä käytössä, mutta ulkoisessa viestinnässä ne voi hyvin jättää kertomatta – ja toistamatta vuosi toisensa perään. Näitä ovat esimerkiksi:

Sidosryhmien luettelointi
GRI vaatii (ja kansa tottelee!) listaamaan yrityksen tärkeimmät sidosryhmät. Sen vuoksi lähes joka raportissa on syväanalysoitu luettelo, joka menee näin:

  • omistajat, asiakkaat, työntekijät, viranomaiset, järjestöt, plaa plaa, plaa

Raportista voi myös täyttää yhden aukeaman sillä valtaisalla taulukolla, johon on koottu kaikki sidosryhmät, heidän odotuksensa, miten niihin olisi tarkoitus vastata (esim. tapaamalla heitä sijoittajatilaisuuksissa!) ja mitä tämä asia tarkoittaa GRI:n kapulakielisillä termeillä.

Nyt käsi ylös, kuka on koskaan lukenut näitä taulukoita jonkun toisen firman raportista? 

Olennaisuusanalyysin toteuttaminen
Jälleen kerran GRI vaatii (ja kansa…) kuvailemaan miten tärkeimmät asiat on tunnistettu. Niinpä raporttiin laitetaan se kauhean näköinen, epäinfoa hehkuva matriisi ja siihen oheen puolen sivun mittainen jorina siitä, miten erilaisissa työryhmissä ja –pajoissa asiaa on veivattu. Ketä oli läsnä ja mitä pullaa oli tarjolla.

Oikeasti, onko tämän kuvailu sitä vastuullisuutta? Vai pitäisikö ryhtyä jo oikeisiin hommiin?

Johtamistavan kuvailu
Tämä on kieltämättä tärkeää. Etenkin rahaansa firmaan sijoittavia varmastikin kiinnostaa miten laivaa ohjataan ja minne se on menossa. Ja kieltämättä tämän kuvailu ei aina ole niin helppoa (vastaapa itse kysymykseen: miten johdat?).

Mutta se, että asia ei ole helppoa, ei tarkoita sitä että sen saa hienosti kuitattua listaamalla kaikki sertifioidut johtamis- ja laatujärjestelmät, ympäristömerkinnät ja green officet.

Jos asia ei oikein ole itsellekään selkeä, niin älä herrantähden kaada sitä tuskaa vielä lukijankin päälle!

Nice to know data
Firmoissa kerätään valtava määrä dataa. Osa varmasti ihan tarpeellistakin, osa viranomaista varten ja loput syystä, josta ei olla ihan varmoja. Heikkihän näitä tietoja alkoi silloin 90-luvulla keräämään.

Näitä tietoja varten on olemassa yksi paikka: se ”Muut tiedot” –niminen kansio firman serverillä. Niillä ei siis kannata täyttää viestintäkanavia, ei varsinkaan ulkoisia.

Älä kaada kaikkea tietoa lukijan päälle!

Jos haluat saada viestisi perille, panosta oikeasti tärkeiden asioiden kertomiseen. Jospa edes ne pääsisivät läpi lukijalle asti, sieltä kakkajuttujen seasta!

Tällä kertaa raportti luetaan!

Syksyn tuulet puhaltelee, lehdet tippuvat puista ja aika vetää laituri rannalle. Ja aika tehdä sisältösuunnitelmaa tulevaan vastuuraporttiin. Syksyisin tehdyt hyvät suunnitelmat tosin aina välillä unohtuvat helmi-maaliskuun touhotuksessa, kun painetaan vieteri ojossa kohti deadlinea.

Tässä muistilista näihin hetkiin, olihan raportissa tärkeimmät?

Toimarin terveiset. Tämä on sinäänsä iisi osio, mutta muistihan johto puhua niistä samoista asioista, joista raportti kertoo? Jos päästömittarit näyttää koilliseen, on ihan hyvä että johto ei ihastele vain kaakkoon sojottavia kustannuksia.

Punainen lanka, läpi raportin. Alkaen kohdasta yksi, päättyen viimeiselle sivulle. Kerrotaan mikä on tärkeää, kuvataan miten homma on (tai ei ole) edennyt, mitä on (tai ei ole) saatu aikaan – ja mihin seuraavaksi pyritään. Ei muuta. Ei varsinkaan niitä kaikkia ylimääräisiä datoja, jotka olisi kiva laittaa mukaan, vaik’eivät ne asiaan liitykään.

Dataa ja evidenssiä. Paitsi että vastuullisuus on toiminnan kulmakivi ja kaiken a & o, tarvitaan sen tueksi jotain kättä pidempää. Ja nimenomaan sellaista dataa, joka oikeasti mittaa kyseistä asiaa. Esim. monet GRI-tunnusluvut eivät todellakaan mittaa sitä, mihin niitä käytetään. Henkilöstön määrä ja sukupuolijakauma maittain ei kerro henkilöstön hyvinvoinnista ja sitoutumisesta. Ilman oikeaa dataa ei ole kovin uskottavaa tarinaa.

metric-cm

Kuvaus haasteista. Tämä on usein raportin kiinnostavin osio. Mikä meni munille? Miksi hieno idea ei toiminut? Mitäs nyt tehdään! Jos vuoden aikana ei kohdattu yhtään hankalaa rakoa, ei varmaan kovin kovasti yritettykään. Kuvaile reippaasti!

icecream

Käytännön esimerkit. Casen avulla numerot ja kuiva konsulttikielikin voivat muuttua eläväksi ja kiinnostavaksi. Kerro mitä on tehty, kuka teki ja mitä siitä seurasi. Oliko mukana jokin yllättävä taho? Usein firman sisällä tavanomaiset asiat voivat ulkopuolisen silmissä olla tavattoman kiehtovia. Ai noinko ne tekee?

Ihmisten suusta. Sidosryhmien, omien tai ulkopuolisten, näkemykset ja heidän kasvonsa tuovat syvyyttä raporttiin. On aivan eri kokemus nähdä tieto taulukossa, kuin jonkun henkilön kuvailemana. Luetko itse taulukot läpi raporteissa?

15541645035_87b09b1714_b

Lyhempi – parempi. Kukaan ei jaksa lukea 100 sivuista raporttia, vaikka se olisikin turboahdettu täyteen hienoa dataa. Mitä paremmin poimit mukaan vain tärkeimmät jutut, sitä todennäköisemmin edes ne tulevat luetuksi. Aseta tavoitteeksi alle 50 sivua, siihenkin mahtuu aivan tarpeeksi!

Työn iloa!

Askelmerkkejä hyvään vastuuraporttiin

Sade ropsuu toimiston ikkunaan, syksy tekee reippaasti tuloaan. Käsillä on se aika, jolloin olit ajatellut tehdä niitä juttuja, joita keväällä et ehtinyt. Oliko ajatuksissa kehittää vastuullisuusraporttia, tehdä siitä entistä parempi? Millainen raportti on parempi?

Monessa tuutissa rummutetaan vastuullisuusraportoinnin tärkeydestä, vakavuudesta ja tietojenlaskennan ehdottomista oikeellisuusvaatimuksista. Ilman integroitua ESG:tä ei ole tulevaisuutta! Seuraavassa lauseessa pohdiskellaan, että harmi kun näitä meidän raportteja ei oikein kukaan lue – mitenhän lukijakuntaa saisi kasvatettua? Teknisten vaatimusten ja monimutkaisten termien ohjatessa raportointia ei ole ihmekään, ettei niitä oikein lueta. Lukeminen perustuu pääosin vapaaehtoisuuteen ja harva viitsii opiskella tylsää, teknisellä tiedolla turboahdettua katsausta menneeseen.

Olisiko tällä kertaa aikaa miettiä myös raportin viestinnällisyyttä? Miten tärkein viesti saadaan perille ja mikä se tärkein viesti oikeastaan on? Askelia kohti viestinnällisesti parempaa vastuullisuusraportointia voi ottaa kysymällä itseltä ja kollegoilta mitä oikein ollaan tekemässä.

Kenelle raportti oikein tehdään?

Helppo kysymys, mutta onko vastaus selkeänä mielessä? Eräs johtaja linjasi yhtiön vastuuraportin kohderyhmänä olevan ”yhteiskunta”. Selvä homma, miten vielä varmistetaan että yhteiskunta löytää raportin, innostuu sen lukemaan ja vieläpä ymmärtää lukemansa?

Tee raportistasi sellainen, että tärkeimmät kohderyhmät löytävät raportin ja ymmärtävät viestisi. Jos kohderyhmänä on asiakkaat, varmista että heille toimitetaan raportti ja sisältö on heitä kiinnostavaa – ja kenties jopa heille hyödyllistä. Jos taas tärkeimpänä ovat sijoittajat, analyytikot ja reittaajat, huolehdi että raportissa kerrotaan asioita täsmällisesti – mieluiten niin, että ruksin voi laittaa ruutuun helposti.

Harvemman raportin tärkein kohderyhmä on varmentaja. Silti raportteja usein viilataan todella paljon juuri tämän ryhmän näkemyksiä ja toiveita vastaavaksi. Mikäli kohderyhmää ja linjausta raportin sisällöstä ei ole tehty, varmentajan toiveet jyräävät helposti muiden sidosryhmien odotukset. Jotta näin ei kävisi, kannattaa linjata itse valmiiksi kenen tarpeisiin ja toiveisiin ensisijaisesti halutaan vastata.

Mistä raportissa oikein kerrotaan?

Kerro tärkeimmistä asioista. Mihin on pyritty, mitä on saatu aikaiseksi ja mihin tähdätään seuraavaksi. Tärkeiden asioiden polulla pysymisessä auttaa yksinkertainen kikka: listaa tärkeimmät asiat paperille – ja kerro raportissa vain niistä.

Mikäli raporttiin välttämättä halutaan tunkea mukaan asioita tämän listan ulkopuolelta, niille voidaan tehdä raportin loppuun oma osio. Tämän osion voi otsikoida esim. ”Vähemmän tärkeät asiat” ja sinne kyllä mahtuu tietoja ja taulukoita vaikka kuinka paljon. Lopuksi voidaan vielä miettiä viitsitäänkö tuo viimeinen osio ihan oikeasti julkaista.

On myös hyvä miettiä mitkä tiedot ovat oikeasti ulkoisille lukijoille kiinnostavia. Tietojahan kerätään firmassa paljon, mutta osa niistä on merkityksellisiä ja kiinnostavia vain sisäisesti. Nämä tiedot voi hyvin julkaista vain sisäisissä kanavissa. Myös ns. selvilläolovelvoite -tyyliset tiedot, kuten esimerkiksi ympäristölupien lukumäärät voivat olla tietoja, jotka ovat relevantteja vain viranomaisten kanssa käytävässä yhteydenpidossa. Raportissa ne eivät usein ole osa ydinviestiä.

Miten asioista oikein pitäisi kertoa?

Kerro mielenkiintoisesti. Kerro yksinkertaisesti. Tarjoa tärkeimmät pointit lukijalle hopeavadilla. Älä jätä datojen ja taulukoiden analysointia lukijan vastuulle – jos et sitä viitsi tehdä itse, melko turha odottaa, että lukija sen tekisi.

Ihminenhän pyrkii aina (tietoisesti, tai tiedostamattaan) säästämään energiaansa. Jos raportin ymmärtäminen ja tulkitseminen vaatii lukijalta ponnisteluja, eli ylimääräistä energiankulutusta, on melko helppo arvata miten siinä käy. Harvempi meistä jaksaa paneutua datataulukoihin ja vertailla niissä olevia tietoja vuosien välillä. Sen sijaan kuva, graafi tai infografiikka kertoo asian visuaalisesti ja lukija pystyy sisäistämään kehityksen suunnan huomattavasti vähäisemmällä ponnistelulla.

Toisaalta jonnin joutavia tietoja on turha laittaa hienoihin infografiikoihin, tai piirtää niistä piirakoita ja pylväitä. Mieti mitkä ovat ne tärkeimmät tiedot, poimi ne hellävaraisesti käsin ja tarjoile juuri ne sillä hopeavadilla.

blueberry

Tokihan vaaditaan ja halutaan raportoida täsmällisiä ja absoluuttisia datoja, mutta onko niiden paikka raportin paraatipaikalla, tai tekstin seassa? Vai riittäisikö sittenkin niille joku kohta vähän taaempana? Harvalle lukijalle on tärkeintä absoluuttiset lukemat, niiden suuruusluokka ja kehittyminen on kiinnostavampaa.

Ennen kaikkea, muista lihat luiden ympärille. Jos esimerkiksi henkilöstön hyvinvointi ja osaaminen on tunnistettu tärkeäksi ja aiheen ympärillä on meneillään kehityshanke, kerro juuri siitä. Yksittäiset, esim. GRI:n mukaiset mittarit voivat olla melko pinnallisia, mitata epärelevanttia asiaa ja olla lopulta ulkopuoliselle jokseenkin epäkiinnostavia. Pointtihan kehityshankkeessa ei ollut kuinka moni henkilö osallistui koulutukseen, kauanko koulutukset kestivät, tai montako euroa niihin käytettiin. Pihvihän on juuri se mitä tehtiin ja mitä siitä seurasi. Kerro siis hankkeen sisällöstä, kerro mitä sen aikana tehtiin. Ja etenkin mitä siitä on seurannut.

Hyvien viestintäkeinojen käyttö raportoinnissa ei ole kermavaahdon pursottamista ruman kaakun päälle – vaan oleellinen tekijä siinä, että viesti saadaan perille!

Helppoa vai mitä? Kuivistakin datoista saa leivottua herkullisia paketteja lukijalle, kun asiaan tietoisesti ja rohkein mielin paneutuu. Bon Appétit!

Mihin punainen lanka katosi?

Vastuullisuusraportoinnissa on tavattu (etenkin GRI-ohjeiston uusimman G4-oppaan myötä) nojata ns. olennaisuuden periaatteeseen. Ajatuksena on, että tunnistamalla ja määrittelemällä mikä on oikeasti tärkeää sekä rajaamalla raportin sisältö koskemaan vain näitä asioita yritys voi myös keskittyä – sekä tekemisessään, että viestinnässään – vain tärkeimpiin asioihin. Ja jonnin joutavuudet voidaan jättää pois (sillä niiden tekeminen ja viestintä vaatii yhtälailla resursseja – mutta niistä ei ole mitään lisäarvoa kenellekään).

Miten tämä suht yksinkertainen ajatus ei kuitenkaan aina näy raporteissa? Mihin punainen lanka katoaa? Miksi raporteissa on usein aivan turhaa tietoa kerättynä taulukoihin ja listattuna sivukaupalla?

Askelmerkit raportin laadinnassahan ovat usein selvät:

  1. Ensin tehdään jonkinlainen selvitys, konsulttien kesken sitä kutsutaan olennaisuusanalyysiksi. Yhtälailla sitä voi kutsua tärkeimpien asioiden kirkastamiseksi, tai vaikka keihäänkärkien teroittamiseksi. Suomeksi sanottuna määritetään mikä on tärkeää ja mikä on vähemmän tärkeää. Ja mikä ei ole ollenkaan tärkeää meidän yritykselle. (itse pidän etenkin tuosta viimeisimmästä, kun ihan oikeasti voidaan rajata, että tietyt asiat eivät ole kovinkaan relevantteja. Ja päätetään jättää ne pois agendalta)
  2. Kun tiedetään mikä on tärkeää: raportoidaan vain ja ainoastaan siitä.

Kuulostaa helpolta, mutta yllättävän usein kakkosvaiheessa aletaan haparoimaan, pelaamaan varman päälle, tai mikä pahinta: ollaan kuin lastu lainehilla erilaisten raportointiohjeiden, neuvojen ja vaatimusten ristiaallokossa. Ja lopputulemana raportissa on kaikenlaista, varuilta vähän sitä ja tätä ja vielä voimakastahtoisen yksikönpäällikön tai varmentajan vaatimuksesta jotain aivan toopea, jolla ei ole mitään yhteyttä tärkeiksi linjattuihin asioihin.

155H

Miksi tähän haparointiin sitten sorrutaan? Oman empiirisen ja hyvin epätieteellisen analyysin perusteella tärkeimpiä syitä ovat:

  • Epävarmuus. Jos GRI-ohjeistoa ja raportointimaailmaa ei tunne kovin hyvin, vaatii uskallusta lähteä soveltamaan  (soveltamisestahan GRI-raportoinnissa on lopulta kuitenkin kyse!) ja tekemään oman näköistä raporttia.
  • Epävarmuus 2. Jos GRI-ohjeistoa ei tunne kovin hyvin, jää helposti vaatimuksia esittävien tahojen tallomaksi. Vaikka linjaukset tärkeistä asioista ja raportin sisällöstä olisi olemassa, silti raporttiin usein väkisin työnnetään tietoja, jotka eivät tuo mitään lisäarvoa (vaan usein päinvastoin!) ihan vain siksi, että joku kovaääninen niin vaatii. Vaatimus ei yleensä perustu tärkeisiin asioihin itseensä, vaan johonkin ulkokultaiseen, kuten GRI:n mukaisuuteen, tai päähänpinttymiin.
  • Epävarmuus 3. Jos GRI-ohjeistoa ei tunne kovin hyvin, on paljon helpompi varmuuden vuoksi tuupata raporttiin kaikki tieto mitä sattuu olemaan, tai mitä ohjeistossa pyydetään. Eipä sitten ainakaan mene väärin!
  • Epävarmuus 4 ja perisuomalainen usko auktoriteetteihin. Jos kerran GRI-ohjeistuksessa jotain sanotaan (esim. työtapaturmat ja poissaolot pitäisi raportoida kaiken lisäksi sukupuolen mukaan jaoteltuna!), sitä pidetään ehdottomana vaatimuksena hyvälle ja oikealle raportoinnille. – Mihin unohtui ajatus olennaisuudesta? Jos tietoa ei edes ole koskaan kerätty (esim. juuri sukupuolen mukaan jaoteltuna, joka kuulostaa aivan vitsiltä, toim. huom.) miten se voi yhtäkkiä muuttua tärkeäksi vain sen takia, että GRI:n mukaan niin pitäisi raportoida?

Analyysin perusteella voisi helposti tulkita, että hyvän vastuullisuusraportin tuottamiseksi vaaditaan syvä GRI-maailman tuntemus ja paljon dataa. Itse tulkitsen, että tarvitaan ennen kaikkea rohkeutta ja lujuutta! Rohkeutta vetää rajat, määrittää selkeä suunta johon kuljetaan ja lujuutta pysyä valitulla tiellä! – Ja tässä auttaa nimenomaan huolellinen olennaisten asioiden määrittely.

Pysy rohkeana, pysy lujana!

Tärkeimpien asioiden kirkastaminen on se selkänoja ja tuki, johon voi tuiskussa ja tuulessa nojata. Teemme näin, koska. Ja ei, emme laita tuota tietoa raporttiin, sillä.

Tulevia raportteja silmällä pitäen, rohkaisenkin kaikkia raportointiin osallistuvia: uskalla soveltaa, jättää asioita pois ja keskittää kaikki tarmo niihin asioihin, joilla oikeasti on väliä. Hyvä siitä tulee!

Ratkaisutoimisto Vinha - puh. 040 455 0323