Miksi viestintä, oli se sitten yritysvastuuraportointia tai lumivyöryennusteita, välillä tökkii? Miksi viesti ei mene perille?

Yksi tärkeimmistä syistä miksi itse jätän tekstit lukematta loppuun asti on se että kirjoittaja on kirjoittanut tekstin itseään, ei minua varten. Viestintä, etenkin kirjallinen viestintä, on aina epäonnistunut, mikäli vastaanottaja ei ymmärrä lukemaansa. Joko teksti on kirjoitettu niin kankeasti ja mekaanisesti ohjekirjan mukaan, ettei sitä jaksa lukea. Tai niin epäselvästi, tai hankalilla termeillä, ettei siitä ymmärrä tärkeintä pointtia. Tai niin kiinnostavasti ja lukijan kannalta hyödyllisellä tavalla, että tekstin aivan ahmii!

Jokaisen viestintää tekevän tulisikin tunnistaa vastaanottajan tarpeet, sekä ennen kaikkea se mikä oli se tärkein asia jonka haluaa vastaanottajan ymmärtävän viestistä. Vastuullisuusraportoinnissa on tapana kipata vastaanottajan syliin kaikki mahdollinen data ja huikata perään: ”tulkitse siitä!”. Lumivyöryennusteissa taas helposti jäädään kiinni kankeisiin lausuntomalleihin, jotka ennusteen antaja ymmärtää – mutta vastaanottajalta saattaa mennä tärkein kohta ennusteesta täysin ohi, sillä se pitäisi osata tulkita ennusteesta.

Viestin viejän onkin syytä tulkita asiat vastaanottajan puolesta. Lisäksi viestinviejän täytyy suodattaa, eli miettiä mikä tieto ylipäätään on relevanttia ja kiinnostavaa vastaanottajalle. Usein yritysten sisällä kerättävä data tuntuu siltä maailman tärkeimmältä, ja mielellään tungetaan raportti täyteen käppyrää ja pylvästä toisensa perään. Lukijan kannalta tämä vyörytys voi peittää alleen sen ydinviestin, minkä hän haluaisi raportista saada.

Viestintä pitää aina tehdä vastaanottajan lähtökohdista, ei kirjoittajan omista. Millaista viestintää sinä olit ajatellut seuraavaksi tehdä? 🙂

PS: Pyhätunturin lumivyöryennuste löytyy täältä.