Somen valtakaudella tiedon, etenkin hyvin epäkiinnostavan tiedon, jakaminen on räjähtänyt käsiin. Mikäpä helpompaa ja kivempaa, kun tuutata feisbuukkiin tiedot vauvan kakkaamisesta, olohuoneessa odottavista pyykkivuorista ja siitä mitä tänään tuli syötyä. Siitä viis, kiinnostavatko nämä jaetut informaatiot varsinaisesti ketään omien seinien ulkopuolella, mutta ajattelin nyt kuitenkin ne kertoa!

Sama logiikka pätee myös yritysten viestintään. Tietyt asiat ovat tärkeitä vain sisäisesti – ulkopuolisille ne ovat täysin jonnin joutavaa ilmatilan tukkimista. Jostain syystä tätä tiedon kaatamista kottikärryillä harrastetaan etenkin vastuuraportoinnissa. Raportteihin kipataan kaikenlaista daa-da daa-daa, joka ikään kuin välittää tarinaa vastuullisesta, rohkeasta ja asiaan paneutuneesta yrityksestä.

Väärin. Se välittää viestin lukijaa aliarvioivasta, ohjekirjaan ripustautuneesta kirjoituskoneen naputtajasta.

Tietyt asiat ovat tärkeitä vain sisäisesti – ulkopuolisille ne ovat täysin jonnin joutavia

Jätä siis kakkajutut kertomatta, pliis

Tietyt asiat voivat olla hyvinkin tarpeellisia ja hyödyllisiä sisäisessä käytössä, mutta ulkoisessa viestinnässä ne voi hyvin jättää kertomatta – ja toistamatta vuosi toisensa perään. Näitä ovat esimerkiksi:

Sidosryhmien luettelointi
GRI vaatii (ja kansa tottelee!) listaamaan yrityksen tärkeimmät sidosryhmät. Sen vuoksi lähes joka raportissa on syväanalysoitu luettelo, joka menee näin:

• omistajat, asiakkaat, työntekijät, viranomaiset, järjestöt, plaa plaa, plaa

Raportista voi myös täyttää yhden aukeaman sillä valtaisalla taulukolla, johon on koottu kaikki sidosryhmät, heidän odotuksensa, miten niihin olisi tarkoitus vastata (esim. tapaamalla heitä sijoittajatilaisuuksissa!) ja mitä tämä asia tarkoittaa GRI:n kapulakielisillä termeillä.

Nyt käsi ylös, kuka on koskaan lukenut näitä taulukoita jonkun toisen firman raportista? 

Olennaisuusanalyysin toteuttaminen
Jälleen kerran GRI vaatii (ja kansa…) kuvailemaan miten tärkeimmät asiat on tunnistettu. Niinpä raporttiin laitetaan se kauhean näköinen, epäinfoa hehkuva matriisi ja siihen oheen puolen sivun mittainen jorina siitä, miten erilaisissa työryhmissä ja –pajoissa asiaa on veivattu. Ketä oli läsnä ja mitä pullaa oli tarjolla.

Oikeasti, onko tämän kuvailu sitä vastuullisuutta? Vai pitäisikö ryhtyä jo oikeisiin hommiin?

Johtamistavan kuvailu
Tämä on kieltämättä tärkeää. Etenkin rahaansa firmaan sijoittavia varmastikin kiinnostaa miten laivaa ohjataan ja minne se on menossa. Ja kieltämättä tämän kuvailu ei aina ole niin helppoa (vastaapa itse kysymykseen: miten johdat?).

Mutta se, että asia ei ole helppoa, ei tarkoita sitä että sen saa hienosti kuitattua listaamalla kaikki sertifioidut johtamis- ja laatujärjestelmät, ympäristömerkinnät ja green officet.

Jos asia ei oikein ole itsellekään selkeä, niin älä herrantähden kaada sitä tuskaa vielä lukijankin päälle!

Nice to know data
Firmoissa kerätään valtava määrä dataa. Osa varmasti ihan tarpeellistakin, osa viranomaista varten ja loput syystä, josta ei olla ihan varmoja. Heikkihän näitä tietoja alkoi silloin 90-luvulla keräämään.

Näitä tietoja varten on olemassa yksi paikka: se ”Muut tiedot” –niminen kansio firman serverillä. Niillä ei siis kannata täyttää viestintäkanavia, ei varsinkaan ulkoisia.

Älä kaada kaikkea tietoa lukijan päälle!

Jos haluat saada viestisi perille, panosta oikeasti tärkeiden asioiden kertomiseen. Jospa edes ne pääsisivät läpi lukijalle asti, sieltä kakkajuttujen seasta!